تا حالا شده یک کسب‌وکار کلی هدف داشته باشه، کلی ایده برای رشد توی ذهن مدیرها باشه، اما آخرش معلوم نباشه دقیقاً باید از کجا شروع کرد و کدوم مسیر رو ادامه داد؟ اینجاست که داشتن سند راهبردی می‌تونه مسیر کسب‌وکار رو کاملاً شفاف کنه. وقتی ندانیم امروز کجا هستیم و قرار است به کجا برسیم، حتی بهترین تصمیم‌ها هم ممکنه به نتیجه‌ای که انتظار داریم نرسند.
این سند در واقع مثل یک نقشه راه برای سازمانه؛ کمک می‌کنه وضعیت فعلی کسب‌وکار رو بهتر بشناسیم، اهداف مهم رو مشخص کنیم و برای رسیدن به اون‌ها استراتژی مناسبی داشته باشیم. از تعیین چشم‌انداز و مأموریت گرفته تا تحلیل رقبا، شناسایی نقاط قوت و ضعف و مشخص کردن اولویت‌های اصلی، همه این موارد می‌تونن در تدوین یک سند راهبردی اصولی نقش داشته باشن.
اما سؤال اینجاست که یک سند راهبردی دقیقاً شامل چه بخش‌هایی میشه، چطور باید تدوین بشه و چه کمکی به رشد و تصمیم‌گیری یک سازمان می‌کنه؟ در ادامه، قدم‌به‌قدم سراغ همین موضوع می‌ریم.
سند راهبردی چیست؟
سند راهبردی یک نقشه مشخص برای هدایت یک سازمان، شرکت یا کسب‌وکار در مسیر رشد و دستیابی به اهداف بلندمدت است. این سند مشخص می‌کند سازمان در حال حاضر در چه شرایطی قرار دارد، می‌خواهد در آینده به چه جایگاهی برسد و برای رسیدن به آن جایگاه باید چه مسیر و تصمیم‌هایی را دنبال کند. به زبان ساده، این سند کمک می‌کند تصمیم‌های مهم کسب‌وکار بر اساس یک مسیر مشخص و هدفمند گرفته شوند، نه صرفاً بر اساس شرایط روزمره یا تصمیم‌های مقطعی.
در تدوین سند راهبردی، ابتدا وضعیت موجود سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد. منابع، توانمندی‌ها، نقاط قوت و ضعف، فرصت‌های بازار و تهدیدهای موجود از جمله مواردی هستند که باید به‌صورت دقیق تحلیل شوند. پس از شناخت شرایط موجود، چشم‌انداز و اهداف کلان سازمان تعیین می‌شود تا مشخص شود مجموعه در یک بازه زمانی مشخص قصد دارد به چه جایگاهی برسد.
یکی از ویژگی‌های مهم این سند این است که فقط به تعیین اهداف محدود نمی‌شود. داشتن هدفی مانند افزایش فروش، توسعه بازار یا افزایش سهم از بازار به‌تنهایی یک استراتژی محسوب نمی‌شود. سند راهبردی باید مشخص کند برای رسیدن به این اهداف چه راهبردهایی باید انتخاب شوند، چه منابعی موردنیاز است و عملکرد سازمان با چه شاخص‌هایی ارزیابی خواهد شد.
به همین دلیل، سند راهبردی را می‌توان یک چارچوب تصمیم‌گیری برای مدیران دانست. این سند به سازمان کمک می‌کند میان اهداف مختلف اولویت‌بندی انجام دهد و منابع مالی، انسانی و زمانی خود را در مسیرهایی به کار بگیرد که بیشترین ارتباط را با اهداف کلان مجموعه دارند. البته سند راهبردی یک برنامه کاملاً ثابت نیست و در صورت تغییر شرایط بازار، قوانین، رفتار مشتریان یا فضای رقابتی، امکان بازنگری و به‌روزرسانی آن وجود دارد.
سند راهبردی چه کاربردی دارد؟
این سند به سازمان کمک می‌کند مسیر حرکت خود را مشخص کند و تصمیم‌های مهم را با توجه به اهداف بلندمدت بگیرد. بسیاری از کسب‌وکارها فعالیت‌های متعددی انجام می‌دهند، اما زمانی که هدف مشخص و اولویت‌بندی مناسبی وجود نداشته باشد، بخشی از منابع صرف اقداماتی می‌شود که تأثیر قابل‌توجهی بر رشد مجموعه ندارند. تدوین چنین سندی می‌تواند این پراکندگی را کاهش دهد و فعالیت‌های سازمان را در یک مسیر مشخص قرار دهد.
یکی از مهم‌ترین کاربردهای سند راهبردی، تعیین جهت حرکت سازمان است. این سند مشخص می‌کند سازمان در سال‌های آینده چه جایگاهی را دنبال می‌کند و برای رسیدن به آن جایگاه چه اهدافی باید در اولویت قرار بگیرند. در نتیجه، مدیران و تیم‌های مختلف دید روشن‌تری نسبت به مسیر کلی مجموعه خواهند داشت.
این سند همچنین برای تصمیم‌گیری مدیریتی کاربرد دارد. زمانی که مدیران با تصمیم‌های مختلفی درباره توسعه محصولات، ورود به بازارهای جدید، سرمایه‌گذاری، استخدام نیرو یا تغییر فرآیندها مواجه می‌شوند، می‌توانند این تصمیم‌ها را با اهداف و راهبردهای تعیین‌شده در سند مقایسه کنند. به این ترتیب، تصمیم‌گیری از حالت کاملاً سلیقه‌ای فاصله می‌گیرد و بر اساس چارچوب مشخص‌تری انجام می‌شود.
کاربرد دیگر سند راهبردی، هماهنگ کردن بخش‌های مختلف سازمان است. واحد فروش، بازاریابی، منابع انسانی، مالی و عملیات زمانی عملکرد مؤثرتری خواهند داشت که اهداف آنها در راستای یک مسیر مشترک تعریف شده باشد. این سند می‌تواند این ارتباط را ایجاد کند و مانع از آن شود که هر بخش سازمان بدون توجه به اهداف کلی، مسیر جداگانه‌ای را دنبال کند.
از طرف دیگر، این سند در ارزیابی عملکرد سازمان نیز نقش مهمی دارد. زمانی که اهداف و شاخص‌های مشخصی تعیین شده باشند، می‌توان در دوره‌های مختلف بررسی کرد که سازمان تا چه اندازه به اهداف خود نزدیک شده است. این ارزیابی به مدیران اجازه می‌دهد نقاط ضعف را شناسایی کنند، اقدامات کم‌اثر را اصلاح کنند و در صورت تغییر شرایط، راهبردهای خود را بازنگری کنند.
در نهایت، سند راهبردی به کسب‌وکار کمک می‌کند بین وضعیت فعلی و آینده مطلوب یک مسیر منطقی ایجاد کند. این سند قرار نیست آینده را به‌طور قطعی پیش‌بینی کند؛ بلکه چارچوبی برای تصمیم‌گیری، اولویت‌بندی و استفاده بهتر از منابع در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
اجزای اصلی سند راهبردی چیست؟
یک سند زمانی می‌تواند مسیر حرکت سازمان را به‌درستی مشخص کند که بخش‌های مختلف آن بر اساس یک منطق مشخص و مرتبط با یکدیگر تدوین شده باشند. این سند فقط مجموعه‌ای از اهداف و برنامه‌ها نیست؛ بلکه تصویری از وضعیت فعلی سازمان، جایگاه مورد انتظار در آینده و مسیر رسیدن به آن جایگاه ارائه می‌دهد. به همین دلیل، در تدوین سند راهبردی باید بخش‌های مختلف آن به‌صورت هماهنگ در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
چشم‌انداز سازمان
چشم‌انداز مشخص می‌کند سازمان در آینده می‌خواهد به چه جایگاهی برسد. این بخش باید تصویری روشن و قابل درک از وضعیت مطلوب مجموعه ارائه دهد و جهت کلی حرکت سازمان را مشخص کند. چشم‌انداز می‌تواند درباره جایگاه سازمان در بازار، میزان توسعه، نوع خدمات، مشتریان هدف یا موقعیتی که مجموعه قصد دارد در یک بازه زمانی مشخص به آن برسد، باشد.
مأموریت سازمان چیست؟
مأموریت به این سؤال پاسخ می‌دهد که سازمان چرا فعالیت می‌کند و چه ارزشی برای مشتریان یا جامعه ایجاد می‌کند. در این بخش معمولاً حوزه فعالیت، گروه‌های هدف، خدمات یا محصولات اصلی و ارزش پیشنهادی سازمان مشخص می‌شود. وجود یک مأموریت شفاف باعث می‌شود تصمیم‌های مختلف سازمان با هدف اصلی فعالیت آن هماهنگ باشند.
ارزش‌های سازمانی در سند راهبردی
ارزش‌های سازمانی اصول و باورهایی هستند که باید در نحوه فعالیت و تصمیم‌گیری مجموعه مورد توجه قرار بگیرند. مواردی مانند مشتری‌مداری، کیفیت، نوآوری، مسئولیت‌پذیری، شفافیت یا توسعه مستمر می‌توانند بخشی از ارزش‌های یک سازمان باشند. مشخص شدن این ارزش‌ها کمک می‌کند فرهنگ سازمانی و شیوه رفتار کارکنان در راستای اهداف کلان مجموعه شکل بگیرد.
اهداف کلان و راهبردی
اهداف راهبردی مشخص می‌کنند سازمان برای رسیدن به چشم‌انداز خود باید چه نتایجی را دنبال کند. افزایش سهم بازار، توسعه محصولات، بهبود رضایت مشتری، افزایش بهره‌وری یا توسعه بازارهای جدید نمونه‌هایی از اهدافی هستند که ممکن است در سند راهبردی یک کسب‌وکار قرار بگیرند. اهداف باید تا حد امکان مشخص، قابل اندازه‌گیری و دارای بازه زمانی باشند تا امکان ارزیابی میزان پیشرفت وجود داشته باشد.
تحلیل وضعیت موجود سازمان
قبل از تعیین مسیر آینده، باید شرایط فعلی سازمان به‌درستی شناخته شود. در این بخش عواملی مانند منابع انسانی، وضعیت مالی، فرآیندهای داخلی، محصولات و خدمات، مشتریان، جایگاه برند و عملکرد فعلی بررسی می‌شوند. شناخت دقیق وضعیت موجود کمک می‌کند اهداف و راهبردهای آینده بر اساس واقعیت‌های سازمان تعیین شوند و فاصله میان شرایط فعلی و وضعیت مطلوب مشخص شود.
تدوین استراتژی‌های سازمان
استراتژی‌ها مسیرهایی هستند که سازمان برای دستیابی به اهداف خود انتخاب می‌کند. در این مرحله مشخص می‌شود مجموعه برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده باید روی چه حوزه‌هایی تمرکز کند، چه اقداماتی را در اولویت قرار دهد و چگونه از منابع خود استفاده کند. یک استراتژی مناسب باید با توانمندی‌های سازمان، شرایط بازار و اهداف تعیین‌شده هماهنگ باشد.
شاخص‌های ارزیابی و سنجش عملکرد
یکی دیگر از بخش‌های مهم سند راهبردی، تعیین شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت اجرای استراتژی‌هاست. بدون شاخص‌های مشخص، تشخیص اینکه سازمان تا چه اندازه در مسیر درست حرکت کرده دشوار خواهد بود. شاخص کلیدی عملکرد یا KPI می‌توانند برای حوزه‌هایی مانند فروش، بازاریابی، رضایت مشتری، منابع انسانی، بهره‌وری و عملکرد مالی تعریف شوند.
در مجموع، اجزای سند راهبردی باید به یکدیگر متصل باشند؛ یعنی چشم‌انداز باید به اهداف مشخص منجر شود، اهداف باید استراتژی‌های متناسب داشته باشند و برای بررسی میزان تحقق آنها نیز شاخص‌های قابل اندازه‌گیری تعریف شود. این هماهنگی باعث می‌شود سند راهبردی از یک متن رسمی و تئوریک فراتر رفته و به ابزاری کاربردی برای مدیریت و توسعه سازمان تبدیل شود.
برای دریافت مشاوره در مورد تدوین سند راهبردی فرم زیر را پر کنید
چرا سازمان شما باید بر اساس این نقشه راه حرکت کند؟
- فرآیند ایجاد این سند، پایه ای محکم برای رویاهای شما ایجاد می کند و با مشخص کردن کارهایی که باید انجام دهید تا چشم انداز خود را به واقعیت تبدیل کنید، ایده های خوب را قادر می سازد.
- با ایجاد این فرآیند در یک تلاش گروهی، سازمان شما می تواند در مورد مشکل اساسی اجماع ایجاد کند و به سازمان شما اجازه دهد تا اقدامات لازم را انجام دهد.
- این فرآیند به شما این فرصت را می دهد که چشم انداز و ماموریت گروهی را که کار شما در زندگی آنها تحت تاثیر قرار می دهد، توسعه دهید. این به این معنی است که کار شما به جای آنچه تصور می‌کنید به آن نیاز دارند، به احتمال زیاد نیازها و خواسته‌های واقعی را برآورده می‌کند.
- این سند به شما این امکان را می دهد که بر روی اهداف کوتاه مدت سازمان خود تمرکز کنید و در عین حال چشم انداز و ماموریت بلند مدت را نیز در نظر بگیرید.
چه زمانی باید از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک استفاده کرد؟
به دلیل جهت و نظمی که این نوع برنامه ریزی ایجاد می کند، استفاده از آن همیشه توصیه می شود. اما در برخی شرایط استفاده از این فرآیند بسیار مفید است. این ساعات شامل موارد زیر است:
- هنگام تلاش برای ایجاد یک سازمان جدید
- هنگامی که سازمان شما یک برنامه جدید یا پروژه بزرگتر را شروع می کند یا در جهت جدیدی شروع به کار می کند
- هنگامی که حزب شما وارد مرحله جدیدی از ماموریتی می شود که از قبل شروع شده است
- هنگامی که سعی می کنید یک برنامه قدیمی را احیا کنید که تمرکز یا حرکت خود را از دست داده است.
- زمانی که تصمیم دارید از یک ارائه دهنده مالی درخواست تامین مالی کنید.
چشم‌انداز (رويا)
چشم انداز شما بیانگر شرایطی است که سازمان شما به عنوان شرایط ایده آل می بیند. این به معنای وضعیتی است که اکثر مسائل مهم برای شما به طور کامل حل می شود. با تدوین یک چشم انداز، سازمان شما می تواند اصول و باورهای خود را برای گروه بزرگتری از شرکت کنندگان و داوطلبان بیان کند.
بیانیه های چشم انداز معمولاً چندین ویژگی مشترک دارند:
- اعضای سازمان شما آن را درک می کنند و همه با آن موافق هستند
به اندازه کافی گسترده است که شامل انواع دیدگاه های محلی باشد - الهام بخش و انگیزه می دهد
- محتوا و پیام آن به دلیل سادگی و کوتاهی به راحتی قابل انتقال است
ماموریت (چی و چرا)
پیش نویس بیانیه ماموریت گام بعدی در فرآیند برنامه ریزی اقدام است. بیانیه مأموریت سازمان، آنچه را که گروه انجام خواهد داد و چرا آن را انجام خواهد داد، شرح می دهد. بیانیه‌های ماموریت شبیه بیانیه‌های چشم‌انداز هستند، اما نسبت به بیانیه‌های چشم‌انداز سازگارتر و قطعاً «عمل‌گرا»تر هستند.
بیانیه ماموریت می تواند مشکلی مانند مسکن نامناسب را برطرف کند یا برای دستیابی به هدفی مانند دسترسی همگانی به خدمات بهداشتی تعریف شود. این اظهارات خیلی وارد جزئیات نمی شوند و به طور کلی بیان می کنند که چگونه سازمان شما می تواند مشکلاتی را که ذکر کرده اند حل کند. برخی از اصول راهنمای کلی برای بیانیه های ماموریت عبارتند از:
- آن را کوتاه و دقیق نگه دارید. ممکن است به کوتاهی چشم انداز نباشد، اما بیانیه مأموریت باید هدف را در یک جمله بیان کند.
- روی نتایج متمرکز باشید. بیانیه ماموریت نتایج کلی سازمان شما را برای دستیابی به آن تشریح می کند.
- جامع باشید. بیانیه ماموریت نکاتی را در مورد اهداف کلی گروه شما ارائه می دهد، اما مهم است که آن را کلی کنید. یک بیانیه مأموریت خوب، استراتژی های آن را محدود نمی کند، و بخش های مختلفی را که ممکن است در پروژه دخیل باشند را از محدوده خود خارج نمی کند.
اهداف خاص (چه مقدار از آنچه تا چه زمانی به دست خواهد آمد)
هنگامی که یک سازمان مأموریت خود را توسعه داد، گام بعدی این است که اهداف خاصی را تعریف کنید که بر دستیابی به آن مأموریت تمرکز دارند. اهداف خاص به نتایج مشخص و قابل اندازه گیری اطلاق می شود که برای دستیابی به یک هدف کلی تر در نظر گرفته می شوند. اهداف خاص یک سازمان معمولا تعیین می کند که چه مقدار و چه زمانی به دست می آید.
استراتژی ها
به طور کلی سازمان ها استراتژی ها یا استراتژی های مختلفی را برای خود تعریف می کنند. این استراتژی ها طیف وسیعی از افراد و منابع و حوزه های خاص را در بر می گیرد. پنج نوع استراتژی خاص می تواند به هدایت بیشتر این مداخلات کمک کند:
- ارائه اطلاعات و تقویت مهارت ها (مانند ارائه آموزش مهارت های مدیریت اختلاف)
- تقویت خدمات و حمایت ها (مانند اجرای برنامه های نظارتی برای جوانان در معرض خطر)
- بهینه سازی دسترسی و شناسایی موانع و فرصت ها (مانند پرداخت کمک شهریه به دانشجویانی که توانایی مالی رفتن به کالج را ندارند)
- تغییر نتیجه تلاش (مانند ایجاد انگیزه برای تشویق اعضای جامعه به داوطلب شدن)
- تغییر خط‌مشی‌ها (مانند تغییر خط‌مشی‌های مربوط به مشاغل به طوری که والدین و داوطلبان بتوانند زمان بیشتری را با فرزندان کوچک‌تر بگذرانند)
برنامه اقدام (چه تغییراتی رخ خواهد داد، چه کسی تا چه زمانی چه کاری انجام خواهد داد)
برنامه اقدام سازمان به تفصیل و با دقت نحوه اجرای استراتژی ها را برای دستیابی به اهداف خاصی که قبلاً در فرآیند تهیه سند استراتژی شناسایی شده بود، شرح می دهد. این برنامه در مورد:
الف) تغییرات خاصی که باید در سازمان یا سیستم دنبال شود
ب) اقدامات عملی ملموس برای اعمال تغییرات در ابعاد و بخش های مختلف سازمان
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک به گروه های فعال در سازمان کمک می کند تا رویاهای خود را تعریف کنند، اهداف خود را تعیین کنند، راه های دستیابی به آن اهداف را ترسیم کنند و در نهایت روش های عملی را برای ایجاد تغییرات لازم طراحی کنند.
گسترش صورت های مالی بدون توجه به محیط رقابتی
در واقع، گسترش صورت های مالی به آینده بدون در نظر گرفتن محیط رقابتی نوعی برنامه ریزی مالی یا بودجه بندی است، نه برنامه ریزی استراتژیک. در تجارت، اصطلاح “طرح مالی” اغلب برای توصیف نتایج مالی مورد انتظار یک سازمان برای دوره های آتی استفاده می شود.
اصطلاح بودجه برای برنامه های مالی سال آینده به کار می رود. «پیش‌بینی» معمولاً ترکیبی از عملکرد واقعی از ابتدای سال مالی تا به امروز به اضافه عملکرد مورد انتظار برای باقیمانده سال است، بنابراین معمولاً با برنامه یا بودجه و عملکرد گذشته مقایسه می‌شود. برنامه های مالی همراه با برنامه استراتژیک می تواند شامل 3 تا 5 سال اجرای برنامه ریزی شده باشد.
مک کینزی و شرکت مدل بلوغ قابلیت را در دهه 1970 برای توصیف پیچیدگی فرآیندهای برنامه ریزی مدیریت استراتژیک سطح بالا در چهار مرحله توسعه دادند:
- برنامه ریزی مالی، که عمدتاً در مورد بودجه سالانه و تمرکز عملکردی با ملاحظات زیست محیطی محدود است.
- برنامه ریزی آینده نگر که شامل برنامه های مالی چند ساله و تخصیص قوی تر سرمایه در تمام واحدهای تجاری است.
- برنامه ریزی برون گرا که در آن تجزیه و تحلیل دقیق موقعیت و ارزیابی رقابتی انجام می شود.
- مدیریت استراتژیک که در آن تفکر استراتژیک گسترده ظاهر می شود و از یک چارچوب استراتژیک خاص استفاده می شود.
دسته های 3 و 4 برنامه ریزی استراتژیک هستند، در حالی که دو دسته اول برنامه ریزی مالی غیر استراتژیک یا پایه هستند. هر مرحله بر اساس مراحل قبلی است. یعنی یک سازمان 4 مرحله ای در هر چهار مرحله فعالیت ها را تکمیل می کند.
نکته نهایی در مورد سند راهبردی
یک برنامه عملیاتی و همچنین یک برنامه استراتژیک می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که به سمت اهداف بلندمدت خود پیشرفت می کنید. با برنامه های عملیاتی به اهداف کوتاه مدت سازمان و شرکت خود برسید و از طریق برنامه استراتژیک برای خود یک برنامه بلند مدت ترسیم کنید.
موانع را شناسایی کنید و راه های غلبه بر آنها را بیاموزید. همه اینها زمانی حاصل می شود که با اصول تهیه برنامه آشنا باشیم. تنها افرادی که می توانند به شما مشاوره دقیق بدهند، کارشناسانی هستند که در این زمینه تخصص لازم را دارند.
دیدگاه های اخیر