ارتباطات موثر در مدیریت سازمانی به چه صورت است؟ ایجاد هماهنگی بین منابع مادی و نیروی انسانی سازمان به منظور تشکیل شبکه ای موثر و کارآمد، برقراری ارتباط سازمانی مؤثر و مطلوب ضروری است. در غیر این صورت سازمان دچار رکود و شکست خواهد شد.
سازمان به عنوان یک نهاد اجتماعی نیازمند ارتباطات است. ارتباط مؤثر بین مدیران و کارکنان و درک انگیزه های ارتباطی آنان، عامل مؤثری در موفقیت مدیران در دستیابی به اهداف مورد نظر سازمان است، تا جایی که ارتباط مؤثر «قلب مدیریت» تلقی می شود.
ارتباطات موثر در مدیریت چیست و چرا برای مدیران مهم است؟
برقراری ارتباط بین بخشهای مختلف یک سازمان یکی از وظایف اصلی یک مدیر است. امروزه اهمیت ارتباطات سازمانی بر افراد کمی پوشیده است. ارتباط موثر یک مدیر با کارکنان و درک انگیزه آنها باعث موفقیت مدیران در انجام وظایف رهبری می شود. ارتباطات سازمانی فرآیندی است که از طریق آن مدیران سیستمی برای دریافت اطلاعات و تبادل معانی با افراد و بدنه های داخلی و خارجی سازمان ایجاد می کنند.
ارتباط از دو جهت برای مدیران مهم است:
- ارتباطات فرآیندی است که به وسیله آن وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل انجام می شود.
- ارتباطات فعالیتی است که مدیران برای هماهنگی و تعادل زمان خود از آن استفاده می کنند.
بیشتر وقت یک مدیر رو در رو یا تلفنی با زیردستان، همکاران یا مشتریان می گذراند. زمانی که مدیر با دیگران مذاکره نمی کند، ممکن است مشغول نوشتن، یادداشت برداری، نوشتن نامه یا تهیه گزارش و خواندن مکاتباتی باشد که برای او ارسال می شود.
عناصر مهم در ارتباطات سازمانی
عدم وجود هر یک از مولفه های فوق باعث عدم ارتباط می شود. در یک سازمان، ارتباطات فرآیند پیچیده تری نسبت به سیستم ارتباطی فوق دارد. عناصر ارتباط سازمانی را می توان به شرح زیر توصیف کرد:
- فرستنده (منبع): شخصی که آغازگر ارتباط است و قصد ارسال یا دریافت اطلاعات را دارد.
- گیرنده (مقصد): شخصی که پیامی دریافت می کند و از آن نتیجه می گیرد.
- مفهوم ذهنی پیام: فکری که باید به گیرنده منتقل شود.
- معنای عینی پیام: هر پیام به یک سری کاراکتر تبدیل می شود و به عنوان خبر، نکته یا موضوع به گیرنده منتقل می شود.
- کانال ارسال پیام: به رسانه و روش ارسال پیام به مخاطبین کانال می گویند. کانال ارسال پیام می تواند بر اثربخشی و کارایی ارتباط تأثیر بگذارد.
- دریافت پیام: پیام توسط گیرنده یا گیرندگان دریافت می شود.
- تبدیل پیام به مفهوم ذهنی: این فرآیندی است که در آن گیرنده پیام دریافتی را تفسیر می کند.
- درک پیام: گیرنده پس از شکل گیری مفهومی ذهنی از خود، پیام را درک می کند.
- تداخل: عواملی که پیام را نامفهوم می کند یا آن را تحریف می کند.
- بازخورد: بیان نظر و واکنش های گیرنده در مورد پیام و انتقال آن به فرستنده را بازخورد می گویند. بازخورد نشان دهنده میزان اثربخشی و کارایی ارتباط است.
ایجاد اعتماد بین افراد منجر به افزایش تعامل می شود. این فرآیند تضمین می کند که صدای کارکنان شنیده می شود. این صدا می تواند بازخوردی را که سازمان شما برای بهبود و رشد نیاز دارد ارائه دهد. این به ایجاد روابط کاری قویتر بین کارکنان و افزایش سطح وفاداری کمک میکند.
چگونگی ارتباطات در مدیریت
ارتباطات با درک و شفاف سازی وظیفه در دست، نحوه تکمیل کار و نحوه بهبود عملکرد کارکنان در صورت بالا نبودن انگیزه ایجاد می کند. ارتباطات منبع اطلاعاتی برای اعضای سازمان در فرآیند تصمیم گیری است. از آنجا که آنها به شناسایی و ارزیابی اقدامات جایگزین کمک می کنند، ارتباطات نقش عمده ای در تغییر نگرش انسان ایفا می کند. به عنوان مثال، یک فرد آگاه نگرش بهتری نسبت به یک فرد ناآگاه خواهد داشت.
ژورنال ها، یادداشت های روزانه، جلسات و انواع دیگر ارتباطات شفاهی و کتبی سازمانی به شکل گیری نگرش کارکنان کمک می کند. ارتباطات به افراد کمک می کند تا با یکدیگر معاشرت کنند و آنها را اجتماعی کنند. در زندگی امروزی، صرف حضور فرد دیگری پیوندها را تقویت می کند و هیچ فردی نمی تواند بدون پیوند با دیگران به راه خود ادامه دهد.
ارتباط در کنترل فرآیند امور سازمانی مؤثر است. به عنوان مثال می تواند از طرق مختلف به کنترل رفتار اعضای سازمان کمک کند. در یک سازمان، سطوح مختلف سلسله مراتب و اصول و دستورالعمل های خاصی وجود دارد که کارکنان باید از آنها پیروی کنند. کارکنان باید از سیاست های سازمانی پیروی کنند، نقش و وظایف شغلی خود را به نحو احسن انجام دهند و تمامی مشکلات و شکایات کاری خود را به مافوق خود گزارش دهند. بنابراین ارتباطات سازمانی به کنترل اثربخشی مدیریت نیز کمک می کند.
ارتباطات سازمانی موثر و کارآمد نیازمند مهارت های مدیریتی برای ارسال و دریافت پیام است. مدیر باید موانع مختلف در ارتباط را کشف کند، دلایل وقوع آنها را تجزیه و تحلیل کند و برای جلوگیری از این موانع اقدامات پیشگیرانه انجام دهد. بنابراین مسئولیت اصلی مدیر توسعه و حفظ ارتباطات سازمانی بین افراد سازمان است، اما به میزانی که ارتباطات مفید و مؤثر سازمانی بر موفقیت سازمان تأثیر بگذارد، ارتباطات سازمانی ناکارآمد می تواند مخرب باشد.
راهکار عملی برای بهبود ارتباط موثر در محیط کار
ارتباطات سازمانی ناکارآمد می تواند احتمال سوء تفاهم ها را افزایش دهد، به روابط بین افراد در سازمان آسیب برساند، اعتماد را تضعیف کند و خشم و خصومت را گسترش دهد. علاوه بر این، ارتباط ناکارآمد می تواند ناشی از استراتژی ضعیف، عدم اجرای استراتژی، استفاده از دستگاه ارتباطی اشتباه، زمان بندی نامناسب و حتی تفاوت های ظریف مانند انتخاب کلمه یا لحن صدا باشد.
چهار نوع ارتباط سازمانی وجود دارد که درک آنها مهم است تا بتوانید از آنها برای انتقال ایده های خود استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که گیرنده پیام را درک می کند. اگرچه کارکردهای ارتباط سازمانی متفاوت است، اما هدف همیشه این است که اطمینان حاصل شود که پیام به طور دقیق به مخاطبان شما منتقل می شود.
اهمیت ارتباطات سازمانی در محیط کاری را نمی توان نادیده گرفت. نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر، با مدیران یا با ذینفعان خارجی مانند مشتریان و شرکا بر خود کسب و کار تأثیر می گذارد. بنابراین بسیار مهم است که از نوع ارتباطی که در آن درگیر هستید آگاه باشید. چهار نوع ارتباط سازمانی وجود دارد:
- ارتباطات رسمی و غیر رسمی
- ارتباط هدفمند
- ارتباطات داخلی و خارجی
- ارتباط شفاهی و کتبی
بیشتر ارتباطات تجاری را می توان در این چهار دسته اصلی سازماندهی کرد. هر نوع ارتباط سازمانی در سناریوهای تجاری خاص و با انواع مخاطبان مختلف استفاده می شود. همپوشانی زیادی بین انواع مختلف ارتباطات وجود دارد. به عنوان مثال، یک ارتباط می تواند به طور همزمان از دو یا چند دسته متفاوت باشد، مانند ارزیابی عملکرد رسمی، نزولی، داخلی و کتبی. در واقع این ارتباط شامل هر چهار نوع ارتباط سازمانی می شود.
صرف نظر از نوع ارتباطی که استفاده می کنید، استفاده از ساختار جملات، دستور زبان و علائم نگارشی صحیح در ارتباطات تجاری مهم است که نشان دهنده حرفه ای بودن و اعتبار شماست و همچنین تضمین می کند که گیرنده پیام می تواند آن را به درستی درک کند. برای برقراری ارتباط موثر در تجارت، حتماً از نوع ارتباط سازمانی مناسب برای سناریوی مورد نظر استفاده کنید.
به عنوان مثال، بهتر است هنگام صحبت با مشتری از زبان رسمی به جای غیر رسمی استفاده کنید. یا زمانی که از یک همکار یک سوال تجاری سریع میپرسید، پیام فوری یا ایمیل ممکن است بهترین شکل ارتباط در میان سایر اشکال ارتباط شرکتی باشد.
استراتژی و روش های برقراری ارتباط موثر مدیران
حال این سوال پیش می آید که آیا می خواهید ارتباطات داخلی سازمان خود را بهبود ببخشید، اگر ابزارهای ارتباط داخلی را در گوگل جستجو کنید، حدود 136 میلیون نتیجه خواهید گرفت!!! راه حلی که شما نیاز دارید مطمئناً در یکی از این نتایج پنهان است. اما پیدا کردن آن مانند یافتن یک سوزن در انبار کاه است، بسته به اهداف شما، صدها ابزار طراحی شده برای ایجاد، توزیع، ترویج یا برنامه ریزی ارتباطات کارکنان شما وجود دارد.
ارتباطات سازمانی دارای سبک های مختلفی است که برخی از آنها عبارتند از: «سبک کنترلی، سبک همسان سازی، سبک ساختاری، سبک پویا، سبک تفویض اختیار و سبک اجتنابی». در این میان سبکهای برابری، پویا و ساختاری از جمله الگوهای مثبت و مؤثر ارتباطات سازمانی هستند و مدیرانی که از این سبکها در مدیریت سازمان خود استفاده میکنند، میتوانند با مدیریت صحیح منابع انسانی و ارتقای بیرونی سازمان خود را به موفقیت و رضایت درونی سوق دهند.
در سبک برابری گرایی، ارتباط دو طرفه است و طرفین ارتباطی سعی می کنند دیگران را تشویق کنند تا نظر خود را بیان کنند. در سبک پویا، فرآیند ارتباط بسیار سریع است و طرفین ارتباط باید باهوش و هوشمند باشند تا به درک واقعی از هدف ارتباطی دست یابند. در سبک ساختاری، با تأکید بر رویه ها، قوانین، مقررات و استانداردها، سعی بر انگیزه کارکنان با هدف نظام مندسازی محیط سازمان است.
به طور داخلی و انحصاری، فرآیند ارتباطات سازمانی در سازمان های دولتی و خصوصی دارای تفاوت هایی است که این تفاوت ها ریشه در خصوصی بودن و عمومی بودن این سازمان ها دارد. ریچارد دفت در کتاب مدیریت می گوید: مدیریت ارتباطات در یک سازمان شامل همه چیز می شود.
ارتباطات کلی سازمانی در سه جهت صورت می گیرد. از بالا به پایین، پایین به بالا و افقی، مدیران موظفند کانال های ارتباطی رسمی را برای همه این جنبه ها در سازمان خود ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که گردش اطلاعات در این کانال ها به طور منظم ادامه دارد.
بی شک تعهد و پایبندی یک مدیر به برقراری ارتباطات مؤثر سازمانی، موجب رشد، پویایی و توسعه سازمان او و رضایت درونی و بیرونی از عملکرد سازمانش می شود و بی توجهی به ارتباطات مؤثر سازمانی، عقب نشینی، شکست و سازمانی را در پی خواهد داشت. ایجاد اختلال و نارضایتی داخلی. به عبارت دیگر، بی توجهی مدیر به ارتباطات مؤثر سازمانی به معنای شکست در قلب سازمان است.
نکته نهایی در مورد ارتباطات موثر در مدیریت سازمانی
هیچ سازمان موفقی بدون مهارت های ارتباطی مدیران و کارکنان گرد هم نیامده است. این یک پیوند قوی بین بخش های مختلف یک سازمان ایجاد می کند و آن را زنده نگه می دارد. ایجاد و حفظ این روابط که نقش اساسی در موفقیت خواهد داشت، نیازمند مهارت های خاصی است. مهارت های ارتباطی سازمانی از جمله ترفندها و راهکارهای اکتسابی است که توسط مدیران ارشد آموزش داده می شود. حتی اگر با این مهارت ها متولد شده اید، باید برای بهبود و تقویت آن ها قدم بردارید تا موفقیت خود و مجموعه را تضمین کنید.
