مدیریت تغییر در سازمان چیست و انواع آن کدام است؟

مدیریت تغییر در سازمان، تقریباً هر سازمانی در مقطعی دستخوش تغییر می شود تا پایدار و مقیاس پذیر باقی بماند. چه استخدام کارمندان جدید باشد، چه رشد یک بخش یا ادغام با یک شرکت دیگر، این تغییرات می تواند تأثیر قابل توجهی در جهت گیری کسب و کار شما داشته باشد. متأسفانه، سازگاری با تغییرات سازمانی همیشه آسان نیست و می‌تواند برای همه اعضای تیم که خود را تحت تأثیر قرار می‌دهند، ترسناک باشد.

به عنوان مدیری که وظیفه نظارت بر تغییرات سازمانی یا هدایت کارکنان از طریق آن را دارد، مهم است که بدانیم این فرآیند چگونه به نظر می رسد و چه چیزی را باید انتظار داشت. تغییر، اگرچه چالش برانگیز است، اما می تواند فرصتی بزرگ برای رشد و پیشرفت شغلی باشد، به شرطی که بدانید چگونه به آن نزدیک شوید. در اینجا نگاهی به مدیریت تغییر سازمانی و نکاتی برای هدایت آن داریم.

مدیریت تغییر در سازمان چیست؟

به طور کلی، اقداماتی که یک کسب و کار برای تغییر یا اصلاح بخش مهمی از سازمان خود انجام می دهد، مدیریت تغییر نامیده می شود. این تغییرات ممکن است شامل فرهنگ شرکت، فرآیندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت زیربنایی، سلسله مراتب شرکت یا سایر جنبه های مهم باشد. مدیریت تغییر یک رویکرد سیستماتیک برای مقابله با انتقال یا تحول در اهداف، فرآیندها یا فناوری های یک سازمان است.

در واقع هدف از مدیریت تغییر پیاده سازی استراتژی هایی است که با استفاده از آنها بتوان تغییرات را با سهولت بیشتری ایجاد و کنترل کرد و البته مهمتر از همه آماده ساختن افراد برای پذیرش این تغییرات است. برای اینکه تغییرات را به خوبی هدایت کنیم و به این سوال که سیستم مدیریت تغییر چیست پاسخ دقیق تری بدهیم باید با انواع تغییرات آشنا باشیم. به طور کلی سه نوع تغییر مهم در سازمان ها داریم:

• • تغییر توسعه ای: تغییرات توسعه ای تغییراتی هستند که یک سازمان برای بهبود فرآیندها و رویه های قبلی خود انجام می دهد.
• • تغییر تطبیقی: در این مدل تغییرات کوچک، تدریجی و تکراری وجود دارد که سازمان برای همسویی محصولات، فرآیندها، جریان کار و استراتژی های خود با توجه به شرایط فعلی انجام می دهد. به عنوان مثال، استخدام یک کارمند جدید برای پاسخگویی به تقاضای افزایش یافته یا اجرای یک سیاست دورکاری برای جذب گروه بهتری از کارگران، بخشی از تحول انطباقی است.
• • تغییر دگرگونی: این تغییرات از نظر مقیاس و دامنه بزرگتر هستند و اغلب به معنای خروج قابل توجه و حتی ناگهانی از وضعیت موجود هستند. راه اندازی یک محصول یا بخش تجاری جدید، تصمیم برای گسترش بین المللی نمونه هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

اگر سوالی از قبل در مورد مدیریت تغییر دارید، باید بگوییم که این مبحث زیرمجموعه مدیریت است و شامل هدایت تغییرات سازمانی برای دستیابی به اهداف است. بنابراین، به عنوان یک رهبر، باید بدانید که مدیریت تغییر سازمانی چیست تا اطمینان حاصل کنید که کل سازمان انتقال و تحول را به آرامی انجام می دهد و تیم شما آموزش های لازم را دارد. زیرا وقتی تیم شما آماده است، همه شما در یک صفحه قرار می گیرید و محیطی امن برای کل تیم ایجاد می کنید تا به سمت یک هدف مشترک حرکت کنند.

پس از تعاریف بالا، ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که اهمیت مدیریت تغییر چیست و چرا باید به آن توجه کنیم:

مدیریت تغییر احتمال موفقیت پروژه های حیاتی را افزایش می دهد و شرکت را برای اتخاذ تغییرات در اسرع وقت آماده می کند.

• • تغییر در سازمان ها دائمی و اجتناب ناپذیر است و سازمان ها به هر حال با تغییر دست و پنجه نرم می کنند، بنابراین اگر مدیریت ضعیفی داشته باشیم، امکان ایجاد استرس سازمانی و همچنین انجام مجدد کارهای غیر ضروری و پرهزینه وجود دارد.
• • مدیریت تغییر بر افراد سازمان شما تمرکز می کند تا نادیده گرفته نشوند و نقش های جدید خود را درک کنند و با تغییراتی که در محل کار رخ داده است سازگار شوند.
• • مدیریت تغییر، رشد آتی شرکت را با توانمندسازی آن در برابر پویایی بازار تضمین می کند.

انواع تغییر سازمانی

نوع تغییر سازمانی ایجاد شده از دیدگاه افراد در دیدگا های مختلف افراد متفاوت است. در بیشتر موارد، تغییر به قدری پیچیده است که هیچ کس نمی تواند آن را از منظری خاص به طور کامل تعریف کند. در زیر برخی از انواع متداول تغییر سازمانی آورده شده است. به یاد داشته باشید که می توان به طور همزمان در چندین مورد تغییرات ایجاد کرد.

• ماموریت و استراتژیک

به ندرت پیش می آید که هر تغییری در یک سازمان با ماموریت و استراتژی آن ارتباطی نداشته باشد. از سوی دیگر، ماموریت و استراتژی سازمان بر هر بخش از کسب و کار تأثیر می گذارد. بنابراین هر تغییری در این حوزه کل سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد.

اگر نتایج جدی می خواهید، به برنامه ریزی جدی نیاز دارید. سپس باید برنامه ای برای دستیابی به اهداف سازمانی ترسیم شود. برای پیاده سازی این نوع تغییر سازمانی در مقیاس بزرگ، باید برای تغییر آماده شد و به طور مستمر آن را مدیریت کرد.

• سیاست ها و موافقت نامه های قانونی

تغییر سیاست ها و توافقات قانونی می تواند برای مشتریان و نیروی کار مفید باشد. هر تغییری در این زمینه، حتی کوچک، می تواند تاثیر بسزایی در موفقیت یک شرکت داشته باشد.

• ساختار سازمانی

ساختار سازمانی تقسیم فعالیت ها و نقش های افراد در سازمان است. در واقع ساختار یا نمودار سازمانی وظایف کارکنان و مسئولیت های مختلف درون یک شرکت را مشخص می کند. هرچه این ساختار سازماندهی بیشتری داشته باشد، شرکت کارآمدتر خواهد بود.

ساختارهای سازمانی از زمان شکارچیان قدیمی و قبایل بدوی وجود داشته است. اما آنچه امروزه به عنوان یک ساختار سازمانی می شناسیم اولین بار پس از جنگ های داخلی این کشور در ایالات متحده ظاهر شد. در این دوره بنگاه های کوچک بسیاری ایجاد شدند که به ساختار سازمانی خود توجهی نکردند. هنگامی که برخی از این مشاغل کوچک به واحدهای بزرگتر تبدیل شدند، دریافتند که باید از ساختار سازمانی برای ساده کردن عملیات خود، کارآمدتر شدن و استفاده حداکثری از منابع انسانی خود استفاده کنند.

سپس تجارت شروع به استفاده از ساختارهایی با سطوح مختلف مدیریتی و سلسله مراتب ساختاری کرد که کارگران را در انتهای سلسله مراتب قدرت قرار می داد. با این حال، پس از جنگ جهانی دوم، بسیاری از شرکت‌ها دریافتند که در صورت استفاده از ساختارهای سازمانی مسطح‌تر که از ورودی کارمندان در همه سطوح استفاده می‌کند، می‌توانند نوآورتر و موفق‌تر باشند. بسیاری از سازمان های تجاری هنوز در تلاش هستند تا تعادلی بین اختیارات مدیریتی و دادن قدرت بیشتر به کارگران پیدا کنند.

• فرایندها

این اصطلاح به مجموعه ای از وظایف مستمر اشاره دارد که منجر به تحویل محصول یا خدمات به کاربر می شود. فرآیندها و وظایف معمولاً در طول تغییرات سازمانی تغییر می کنند. در برخی از سازمان ها، فرآیندهای تغییر یا به روز رسانی در حال انجام است یا به طور منظم رخ می دهد.

• پرسنل

منظور از پرسنل، کارکنان یا منابع انسانی است. این تغییر سازمانی شامل استخدام، اخراج و تطبیق منابع انسانی، آموزش سازمانی، نقش ها، مسئولیت ها و سایر تغییرات مرتبط با نیروی کار است.

• فرهنگ

فرهنگ به باورها، ارزش ها و نگرش های رایج اشاره دارد. این فرهنگ ویژگی های یک بنگاه اقتصادی را در بر می گیرد و عملیات آن را هدایت می کند. هر گونه تغییر سازمانی در این زمینه ها می تواند تأثیر عمیقی بر تمام جنبه های سازمان داشته باشد. آنها می توانند بر بهره وری، انطباق و نوآوری تأثیر بگذارند.

• محصولات

این مورد از تغییر در مورد تغییرات سازمانی در محصولات و هر آنچه که مربوط به تشویق مصرف کنندگان به خرید آنها است می باشد. تمرکز اصلی اکثر شرکت ها بر بازاریابی و فروش است.

• دانش

دانش از هر محصول، فرآیند، ابتکار، پروژه و برنامه پشتیبانی می کند. دارایی های دانش شامل اطلاعات یا مهارت هایی در یک سازمان است که آن را رقابتی تر یا ارزشمندتر می کند.

•  فن آوری

امروزه تقریباً هر بنگاه اقتصادی نوعی شرکت فناوری محسوب می شود. با در نظر گرفتن پیشرفت تکنولوژی و برای عقب نماندن از دنیای تکنولوژی، همه شرکت ها باید با دنیای تکنولوژی همگام باشند. گاهی اوقات یک شرکت تغییراتی در زیرساخت های فناوری، اتوماسیون، سیستم ها، سخت افزار و نرم افزار ایجاد می کند. فناوری یکی از داغ ترین تغییرات سازمانی در حال حاضر است.

•  ادغام

یکپارچه سازی تغییرات سازمانی شامل همگام سازی فناوری اطلاعات، فرهنگ، اهداف تجاری و استراتژی است. ادغام در یک شرکت بازتابی از نحوه ورود افراد به عنوان یک عملکرد سازمان است و در واقع هر تغییری مستلزم یکپارچگی است. همه چیز در یک شرکت باید به گونه ای باشد که از یکدیگر حمایت کنند و به یکدیگر ارزش دهند. یکپارچگی معمولاً پیچیده ترین نوع تغییر سازمانی است. وقتی یک ادغام موفقیت آمیز باشد، واضح است که ارزش کل شرکت بسیار بیشتر از مجموع قطعات آن است.

مزایای مدیریت تغییر در سازمان

هنگامی که یک سازمان MOC را پیاده سازی می کند، از مزایای بسیاری برخوردار است. اول و مهمتر از همه، MOC به کسب و کارها کمک می کند تا شرایط نامطلوب امنیتی، قابلیت اطمینان، ثبات یا یکپارچگی را که ممکن است از تغییرات فرآیند یا تجهیزات ناشی شود، به حداقل برسانند.

از آنجایی که تغییر تقریباً همیشه بر تولید و عملکرد تأثیر می گذارد، حداقل به طور موقت، داشتن یک MOC واضح می تواند به تیم کمک کند تا با اطمینان از اینکه تغییر به طور کامل بررسی، بازرسی و آزمایش شده است، قبل از اجرا، انتظارات را تعیین کرده و بررسی های لازم تعادل بین کادر فنی و مدیریت را ایجاد می کند.

تغییر سازمانی در مقابل مدیریت تغییر سازمانی

اصطلاحات تغییر سازمانی و مدیریت تغییر سازمانی اغلب دست به دست هم می دهند. این به این دلیل است که هر زمان که تغییرات عمده رخ می دهد، مهم است که برنامه ریزی کنید که چگونه کارکنان را راهنمایی کنید تا مطمئن شوید همه برای موفقیت در محیط جدید آماده هستند. این همان چیزی است که مدیریت تغییر سازمانی در مورد آن است – آماده سازی و مدیریت هر تغییر سازمانی جدید. از سوی دیگر، خود تغییر سازمانی فقط انتقال را توصیف می کند، نه فرآیندی که شما برای مدیریت تغییر ایجاد کرده اید. این بدان معنی است که هر زمان که انتظار دارید یا تحت تغییر سازمانی قرار می گیرید، همچنین باید فرآیند مدیریت تغییر خود را برای برنامه ریزی چگونگی مدیریت مرحله به مرحله انتقال آماده کنید.

برای آماده شدن برای تغییر سازمانی، ضروری است ابتدا تغییر سازمانی را تعریف کنید، چرایی حیاتی بودن آن را درک کنید و حمایت همکاران خود را به دست آورید. سپس یک نقشه راه ایجاد کنید که به وضوح موفقیت را بیان و اندازه گیری کند و توضیح دهد که چگونه کسب و کار و کارمندان، مشتریان و مؤلفه های آن  تحت تأثیر قرار خواهند گرفت.

اطمینان حاصل کنید که برنامه فرآیند با اهداف تجاری هماهنگ است و اجرای و پایداری تغییرات سازمانی را ترسیم می کند. از چالش‌هایی که ممکن است پیش بیاید آگاه باشید و به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشید تا بر اساس آن تنظیم کنید. فراموش نکنید که در طول مسیر پیروزی های کوچک را جشن بگیرید.

نکته نهایی در مورد مدیریت تغییر در سازمان

جهان همواره در حال تغییر است و بقای ذرات هستی در گرو همین تغییرات است. تغییر در همه پدیده های جهان رخ می دهد و محدود به طیف خاصی نیست. تغییر قبل از بشریت وجود داشته و همیشه خواهد بود، در غیر این صورت در هر موقعیت و لحظه ای از زمان، انتقال به زمان و شرایط بعدی امکان پذیر نخواهد بود.

بشریت همواره به دنبال ایجاد تغییرات مثبت، کنترل تغییرات منفی و مبارزه با اثرات آن بوده و سعی در مدیریت تغییرات داشته است تا از اثرات مضر آن جلوگیری کند. سازمان ها و بنگاه های اقتصادی نیز در دنیای پرشتاب امروزی دائما در حال تغییر هستند و می توانند سازمان هایی باقی بمانند که برای بقای خود مزیت رقابتی ایجاد می کنند.

 

ضرورت مدیر پروژه در دیجیتال مارکتینگ

بهینه سازی نرخ تبدیل (CRO) چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟