تدوين و استقرار نظام پيشنهادات

تدوين و استقرار نظام پيشنهادات، محیط مساعدی را برای اجرای پیشنهادهای مفید فراهم می کند و کارکنان را از اجرای پیشنهادات مؤثر منتفع می کند. از آنجایی که در سیستم مدیریت مشارکتی کارکنان احساس می کنند در تصمیم گیری های استراتژیک برای ایجاد تحول در سازمان مشارکت دارند، بیش از اجرای طرح ها و پیشنهادات پذیرفته شده همکاری و همدلی نشان می دهند و از مقاومت در برابر تغییرات و دگرگونی های سازمان اجتناب می کنند. بدین ترتیب مدیریت با سهولت بیشتری در اجرای پروژه های جدید به موفقیت دست می یابد.

این سیستم ساده‌ترین، ارزان‌ترین و کم‌ریسک‌ترین روش از مجموعه روش‌های مدیریت تعاونی است و استقرار و اجرای صحیح آن مزایای بسیاری برای پیشنهاد دهنده و سازمان مربوطه دارد. استفاده از سیستم پروپوزال برای شرکت های خدماتی نقش مهمی در بهبود فرآیندها و افزایش رضایت مشتریان دارد.

نظام پيشنهادات ( Suggestions system) چیست؟

سیستم پیشنهادات تکنیکی است که می تواند از افکار و ایده های کارکنان برای شناسایی مشکلات، یافتن راه حل مسائل و مشکلات سازمانی استفاده کند. بر اساس سیستم پیشنهادات، کلیه کارکنان از بالاترین سطح سازمانی تا پایین ترین سطح می توانند پیشنهادات، ایده ها، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نواقص در فرآیند کار یا بهبود روش کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند. البته سامانه پیشنهادات تنها انتقادی نیست، بلکه راهکاری نیز در آن ارائه شده است.

نه تنها به مشکلات اشاره می‌شود، بلکه راه‌حل‌هایی نیز ارائه می‌شود تا کارکنان بتوانند به تمامی امور و فعالیت‌های سازمان رسیدگی کنند و بر اساس فرآیندی خاص، پیشنهادات اصلاحی خود را تهیه و ارائه کنند. ایجاد سیستمی برای دریافت و بررسی پیشنهادات در یک سازمان باعث افزایش توجه و حساسیت کارکنان به فرآیندهای کاری می شود و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می شود و با افزایش مشارکت کارکنان، خلاقیت و روحیه، راه حل های عملی برای مشکلات سازمانی یافت می شود.

متاسفانه به دلایل مختلف سیستم تعاونی و پیشنهادات در کشور ما جایگاه خود را پیدا نکرده است. کارکنان اجازه مشارکت در تصمیم گیری های سازمان را ندارند و اگر اجازه حضور در سازمانی را داشته باشند، مورد استقبال کارکنان قرار نمی گیرند.

شاید یکی از مهم ترین دلایل عدم پذیرش سیستم پیشنهادات کارکنان، عدم توجه به نظرات و پیشنهادات کارکنان باشد که نظرات و پیشنهادات خود را بیان کرده اند اما قیمتی به آنها داده نشده است. و لذا برای کارکرد بهتر این سیستم در سازمان های ایرانی، اولاً باید کار فرهنگی انجام شود تا ذهنیتی که نسبت به ارائه پیشنهاد دارند تغییر کند، به همین دلیل در صورت نصب این سیستم در سازمان، انتظار نداشته باشید. پیشنهادات روز بعد، سعی کنید اعتبارسنجی کنید و ذهنیت مثبت ایجاد کنید و این با شعار امکان پذیر نیست، اما در واقع باید سیستم پیشنهاد را تقویت کنید.

بررسی ها نشان می دهد که در بین کشورهای جهان، ژاپنی ها بهتر و بیشتر از این سیستم استفاده کرده اند و بخشی از رشد و پیشرفت آنها را مدیون مدیریت تعاونی می دانند. به همین دلیل، بیشتر موفقیت شرکت های ژاپنی به خاطر خلاقیت و نوآوری کارکنانشان نیست، بلکه به نوع و روش مدیریتی خود نسبت می دهند.

روشی که در سراسر جهان به مدل ژاپنی معروف شده و یکی از برتری های اصلی مدل ژاپنی نسبت به سایر مدل هاست، بستگی به نحوه تشویق، افزایش انگیزه، خلاقیت و نوآوری کارکنان دارد. به همین دلیل سیستم پیشنهادات در تمامی شرکت های ژاپنی پیاده سازی شده است.

سیستم پیشنهادات و مزایای استفاده از آن

“نیاز به مشارکت کارکنان در سازمان های امروزی مانند تنفس هوا برای یک موجود زنده است.” از منظر برخورداری از قدرت فکر، خلاقیت و نوآوری، نیروی انسانی بزرگترین سرمایه هر سازمانی به شمار می رود زیرا هر گونه پیشرفت در سیستم های فنی و سازمانی توسط نیروی انسانی انجام می شود. قدرت فکری کارکنان در سازمان سرمایه های نهفته و راکد است. نیروی انسانی بر خلاف سایر منابع با مصرف کاهش یا مصرف نمی شود، هر چه انسان از فکر و اندیشه بیشتر استفاده کند، توانایی او بیشتر می شود.

از سوی دیگر، مشارکت یکی از بالاترین نیازهای انسان است که ریشه در فطرت انسان دارد. افرادی که در امور و فعالیت های سازمان مشارکت می کنند و از افکار پاک استفاده می کنند علاوه بر پیشرفت سازمان در کمال خود گام برداشته اند. برای بهبود عملکرد از مکانیسم های مختلفی استفاده می کنند که یکی از مکانیسم های کنترلی استفاده از تکنیک های مختلف کنترل مشارکتی است.

مشارکت راه حلی است که به کارکنان این امکان را می دهد تا به جای اینکه همیشه مدیریت و رهبری شوند، از توانایی های خود بهره ببرند و خلاقیت خود را به کار گیرند و در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند. مشارکت فرآیندی است که طی آن کارکنان یک سازمان به شرط داشتن توانایی و انگیزه برای مداخله مؤثر، داوطلبانه در امور و فعالیت های مربوط به خود مداخله می کنند.

مدیریت مشارکتی عملیاتی است که طی آن کارکنان یک سازمان درگیر و در فرآیند تصمیم گیری شرکت می کنند. تاکید این روش مدیریتی بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان است و می خواهد از افکار، نظرات و ابتکارات آنها در تصمیم گیری استفاده کند. مسائل و مشکلات سازمان البته سیستم تعاونی با افزایش رضایت، انگیزه کارکنان را بهبود می بخشد.

کارکنان با انگیزه توانایی بیشتری دارند و می توانند خلاقیت و نوآوری را در سازمان افزایش دهند. بزرگترین پشتوانه برای اجرای مدیریت مشارکتی، تعهد، اعتقاد و ایمان مدیران سازمانها است. تا زمانی که مدیریت سازمان به مشارکت کارکنان باور نداشته باشد، مدیریت مشارکتی محقق نخواهد شد.

مکانیزم های مختلفی برای اجرای مدیریت مشارکتی وجود دارد که مهمترین تکنیک مشارکت کارکنان ایجاد سیستم پیشنهاد در سازمان است.

اهداف نظام انتقادات و پیشنهادات

استقرار یک سیستم پیشنهادات در هر سازمانی مزایای خوبی برای همه دارد. کارکنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، جامعه، دولت و غیره. ذینفعان ایجاد یک سیستم پیشنهاد در نظر گرفته می شوند. در سازمان هایی که سیستم فوق را پیاده سازی کرده اند به نتایج خوبی دست یافته اند که نمونه هایی از آن در زیر آمده است:

• گسترش فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش
• بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
• افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
• تقویت مسئولیت و تعلق به سازمان
• بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه خدمات پس از فروش بهتر
• کاهش مقاومت در برابر تغییر
• توانمندسازی مدیران و کارکنان
• افزایش پویایی و انعطاف پذیری
• گردش بهتر اطلاعات
• افزایش درآمد و کاهش هزینه ها
• افزایش زمان، سرعت و دقت
• ایجاد و توسعه محیط خلاقانه در تمامی سطوح سازمان
• تقویت فرهنگ سازمانی و احساس تعلق
• گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه سازی بهبود مبتنی بر تغییر
• گسترش سطوح یادگیری سازمانی
• استفاده از پیشنهادات سازمانی سازنده و موثر در راستای فعالیت های بهبود
• شناسایی و تقویت منابع هوشمند و خلاق
• همسویی اهداف فردی و سازمانی
• استفاده از راه حل ها برای حل مشکلات با کمترین هزینه
• مشارکت کارکنان در تصمیم گیری و برنامه ریزی
• آگاهی مدیریت از توانایی های بالفعل و بالقوه کارکنان
• احترام به شخصیت و منزلت افراد
• بهبود عملکرد سازمان، افزایش بهره وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات
• تقویت و بهبود ارتباط بین کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
• ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و رفع موانع مشارکت فراگیر کارکنان

در برخی از شرکت ها و سازمان ها هدف از ایجاد سیستم پیشنهادات افزایش درآمد و کاهش هزینه ها است، در حالی که هدف اصلی باید ایجاد انگیزه، رضایت شغلی و ایجاد شرایط مناسب برای تعامل گروهی در یک محیط غیررسمی باشد که می تواند منجر به افزایش درآمد و کاهش هزینه ها فرصت های ایجاد شده توسط خلاقیت و نوآوری از طریق سیستم پیشنهادات باعث خوشحالی کارکنان در محل کار و بهبود روحیه کارکنان می شود. رشد و پیشرفت هر شرکت و سازمانی با حضور نیروهای با انگیزه، خلاق و مبتکر تعیین می شود.

ضرورت ایجاد سیستم پیشنهاد

سیستم پیشنهادات تکنیکی است که می تواند از افکار و ایده های کارکنان برای شناسایی مشکلات، یافتن راه حل و حل مسائل و مشکلات سازمانی استفاده کند. بر اساس سیستم پیشنهادات، کلیه کارکنان از بالاترین سطح سازمانی تا پایین ترین سطح می توانند پیشنهادات، ایده ها، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نواقص در فرآیند کار یا بهبود روش کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند. البته سامانه پیشنهادات تنها انتقادی نیست، بلکه راهکاری نیز در آن ارائه شده است.

نه تنها به مشکلات اشاره می‌شود، بلکه راه‌حل‌هایی نیز ارائه می‌شود تا کارکنان بتوانند به تمامی امور و فعالیت‌های سازمان رسیدگی کنند و بر اساس فرآیندی خاص، پیشنهادات اصلاحی خود را تهیه و ارائه کنند. ایجاد سیستمی برای دریافت و بررسی پیشنهادات در یک سازمان باعث افزایش توجه و حساسیت کارکنان به فرآیندهای کاری می شود و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می شود. و با افزایش مشارکت کارکنان، خلاقیت و روحیه، راه حل های عملی برای مشکلات سازمانی یافت می شود.

متاسفانه به دلایل مختلف سیستم تعاونی و پیشنهادات در کشور ما جایگاه خود را پیدا نکرده است. کارکنان اجازه مشارکت در تصمیم گیری های سازمان را ندارند و اگر اجازه حضور در سازمانی را داشته باشند، مورد استقبال کارکنان قرار نمی گیرند.

شاید یکی از مهم ترین دلایل عدم پذیرش سیستم پیشنهادات کارکنان، عدم توجه به نظرات و پیشنهادات کارکنان باشد. که نظرات و پیشنهادات خود را بیان کرده اند اما قیمتی به آنها داده نشده است و لذا برای کارکرد بهتر این سیستم در سازمان های ایرانی، اولاً باید کار فرهنگی انجام شود تا ذهنیتی که نسبت به ارائه پیشنهاد دارند تغییر کند.

چگونگي اجراي نظام پيشنهادات

روش واحدی برای پیاده سازی سیستم پیشنهادات در هر سازمان و شرکتی وجود ندارد. هر سازمانی با توجه به نیاز خود سیستم پیشنهادی را طراحی و اجرا می کند. اقدامات و فعالیت های مورد نیاز برای استقرار سیستم پیشنهاد به شرح زیر می باشد.

• بستر سازي براي استقرار نظام پيشنهادات
• تعيين گروه (كميته) يا شوراي نظام پيشنهادات
• روش ارائه پيشنهاد
• روش بررسي پيشنهادات
• تعيين و پرداخت پاداش براي پيشنهاد دهندگان

به طور خلاصه می توان گفت که ایجاد سیستم پیشنهادات در هر سازمانی باعث افزایش مشارکت کارکنان در تصمیم گیری های سازمان و ارتقای خلاقیت و نوآوری، انگیزه و رضایت کارکنان و تقویت بهبود و پیشرفت فرد و سازمان می شود.

نتایج مورد انتظار از اجرای سیستم پیشنهاد

• صرفه جویی و کاهش هزینه
• بهبود بهره وری در سازمان
• بهبود روش های کار
• ابداع روش های جدید یا محصولات جدید
• افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
• افزایش رضایت کارکنان

به طور خلاصه می توان گفت که استقرار سیستم پیشنهادات در هر سازمانی باعث افزایش مشارکت کارکنان در تصمیم گیری های سازمان و ارتقای خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایتمندی کارکنان و تقویت بهبود و پیشرفت فرد می شود.

نکته نهایی در مورد تدوين و استقرار نظام پيشنهادات|نظام انتقادات و پیشنهادات

اهمیت و ضرورت توجه به سیستم های مدیریت توسعه منابع انسانی جایگاه ویژه ای را به خود اختصاص داده است. سیستم پیشنهادات به عنوان یک سیستم مطلوب و مؤثر، محیطی را در سازمان ایجاد می کند که کارکنان، مشتریان و کلیه افرادی که با سازمان در ارتباط هستند، از بالاترین سطح سازمانی تا پایین ترین سطح، نظرات، ایده ها و پیشنهادات خود را به صورت میدانی ارائه کنند.

 

تدوین کلیه دستورالعمل ها و روش های اجرایی مربوط به حوزه منابع انسانی

دیجیتال مارکتینگ آبستا ادز