امروزه سازمان‌ها با تغییرات شگفت‌آوری روبه‌رو هستند و این امر سبب شده است مدیران بیشتر از گذشتـه بــه تعیین و تبیین درازمدت اهداف و ماموریت‌های سازمان توجـه داشته باشند. آنها نیاز دارند کــه بیش از گذشتــه جهت‌گیری‌های خود را برای آینــده معین کرده و سازمان خود را در مقابل تحولات فردا مجهــز نماینــد. این موضوع سبب شده است تا مدیریت استراتژیک بــه خصوص برنامه‌ریزی استراتژیک به عنوان ابزاری برای مقابلــه با این تغییرات اهمیت فراوانی یابد.
برنامه‌ریزی استراتژیک بــه شکل‌های مختلف و در قالب‌های گوناگون ارائه شــده است که در اینجا یکـی از متداول‌ترین آنهــا بیان گردیده است، این مــدل SWOT نامیده مي‌شــود. SWOT ابزاری برای ممیـزی سازمان و محیط آن است. این اولین مرحلــه از برنامه‌ریزی بوده و به مدیران کمک مي‌کند تا بر مسائل کلیدی تمرکز کنند. این کلمه در واقع از کنار هم قرار دادن ابتدای چهار کلمه انگلیسی قوت ، ضعف ، فرصتها و تهدیدها حاصل شده است. نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی سازمان بوده و فرصتها و تهدیدات عوامل خارجی سازمان محسوب مي‌شوند.
مدل SWOT چیست؟
امروزه بدليل تحولات و تغييرات سريع و همه جانبه جهاني و تغيير انتظارات مشتريان ، برنامه ريزي از نوع استراتژيك ضرورت پيدا كرده و در بسياري از نقاط جهان، منجمله ايران (مواردي محدود) به اجرا گذاشته شده است. در اين رابطه روشهاي متنوعي هم توسط صاحبنظران ارائه گرديده است که یکی از این روشها که متداول می باشد روش SWOT است.
در این مقاله سعی شده به تشریح و تبیين مفاهیم مدیریت ، استراتژی ، مدیریت استراتژیک ، مدل SWOT و روش استفاده از این مدل پرداخته شود ، همچنین سعی شده با تشریح ویژگی های این مدل بر چگونگی عملی کردن این مدل اشاره شود.
تعریف مدیریت
مدیریت فراگرد به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شده است که از طریق برنامه ریزی، سازمان دهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده صورت می گیرد.
تعریف استراتژی
الگويي بنيادي از اهداف فعلي و برنامه‌ريزي شده، بهره برداري و تخصيص منابع و تعاملات یک سازمان با بازارها، رقبا و ديگر عوامل محيطي است. طبق اين تعريف يك استراتژي بايد سه چيز را مشخص كند:
- چه اهدافي بايد محقق گردد
- روي كدام صنايع، بازارها و محصول‌ها بايد تمركز كرد
- چگونه براي بهره‌برداري از فرصت‌هاي محيطي و مواجهه با تهديدهاي محيطي به منظور كسب يك مزيت رقابتي منابع تخصيص يابد و چه فعاليت‌هايي انجام گيرد.
تعریف مدیریت استراتژی
تصميمات و فعاليت‌هاي يكپارچه در جهت توسعه استراتژي‌هاي مؤثر، اجرا و كنترل نتايج آنهاست. بنابراين مديريت استراتژيك فعاليت‌هاي مربوط به بررسي، ارزشيابي و انتخاب استراتژي‌ها، اتخاذ هر گونه تدابير درون و بيرون سازماني براي اجراي اين استراتژي‌ها و در نهايت كنترل فعاليت‌هاي انجام شده را در برمي‌گيرد.
فرآیند مدیریت استراتژیک
فرآيند مديريت استراتژيك را مي‌توان به چهار مرحله تقسيم كرد:
- تحليل وضعيت
- تدوين استراتژي
- اجراي استراتژي
- ارزيابي استراتژي
كه اين مراحل را به اختصار توضيح مي‌دهيم:
الف ) تحليل وضعيت
اهداف بلندمدت، مأموريت سازمان (علت وجودي و اينكه چه هستيم)، چشم انداز سازمان (چه مي‌خواهيم باشيم)
- تجزيه و تحليل محيط داخلي و قابليت‌هاي سازمان
- تجزيه و تحليل محيط خارجي
ب ) تدوين استراتژي
در تدوين استراتــژي بايد ابتدا مجموعــه استراتـژي‌هاي قابل استفاده را ليست كـــرده و سپس با استفاده از مدل‌هاي مختلفي كــه در بحث‌هاي مديريت استراتژيك آمــده است و با توجه به نتايج بدست آمده در تحليل وضعيت كــه در مرحله اول آمده است استراتژي برتر را انتخاب مي‌كنيم. در اين مرحله بايد مديران مياني و حتي رده پائين سازمان را نيز مشاركت داد تا در آنها ايجاد انگيزش كند.
ج ) اجرای استراتژي
براي اجراي استراتژي‌ها بايد از ابزار زير بهره گرفت:
- ساختار سازماني متناسب با استراتژي‌ها
- هماهنگ‌سازي مهارت‌ها، منابع و توانمندي‌هاي سازمان در سطح اجرايي
- ايجاد فرهنگ سازماني متناسب با استراتژي جديد سازمان
اجراي موفقيت آميز استراتژي به همكاري مديران همه بخش‌ها و واحدهاي وظيفه‌اي سازمان نياز دارد.
د ) ارزیابی استراتژي
براي تعيين حدود دستيابي به هدف‌ها، استراتژي اجرا شده، بايد مورد كنترل و نظارت قرار گيرد. ارزيابي استراتژي شامل سه فعاليت اصلي مي‌شود:
- بررسي مباني اصلي استراتژي‌هاي شركت
- مقايسه نتيجه‌هاي مورد انتظار با نتيجه‌هاي واقعي
- انجام دادن اقدامات اصلاحي به منظور اطمينان يافتن از اين كه عملكردها با برنامه‌هاي پيش بيني شده مطابقت دارند.
اطلاعاتي كــه از فرايند ارزيابي استراتژي به دست مي‌آيد بايد به گونه‌اي باشد كه عمليات و اقدامات را تسهيل نمايد و بايد كساني يا واحدهايي را معرفي نمايد كه نياز به اصلاح دارند.
مدل SWOT
تجزیه و تحلیل SWOT یکــی از ابزارهای مهم مدیریت استراتژیک جهت تطابق نقاط ضعف و قوت درونـی با فرصتها و تهدیدات بیرونــی است . تجزیه و تحلیل SWOT روش تحلیلی نظام یافتــه ای را برای شناسایی این عوامــل و انتخاب استراتژیی کــه بهترین تطابق را بین آنهــا ایجاد کنــد ، ارائه می نماید
از دیــدگاه این مـدل یک استراتـژی مناسب ، قوتهــا و فرصتهــا را بــه حداکثـر و ضعفها و تهدیــدات را به حداقــل ممکن می رسانـد . برای این منظور نقاط قوت و ضعف درونــی و فرصتها وتهدیدات بیرونـی در چهار حالت کلی WT، ST ، WO ، SO به هم پیوند داده شـــده و گزینه های استراتژی خلق و انتخاب می شوند .
- Weaknesse
- Opportunities
- Threats
- Strengths
ویژگی های مدل SWOT
مدل SWOT یکی از ابزارهای مهم مدیریت استراتژیک است که در فرآیند تجزیه و تحلیلهای محیطی و درونی و خلق استراتژیهای متناسب با شرایط محیطی و درونـی به کار برده می شود . هر چنــد کاربرد رایج این مــدل اساساً مربوط بــه برنامه ریزی استراتژیک سازمانهــای تولیـدی و خدماتی است ، اما ویژگیهــای منحصر بــه فرد آن ، این امکان را فراهــم می آورد تا در تجزیـه و تحلیلهای موضوعات مختلف در سطوح فراسازمانی نیز به کار برده شود . این ویژگیها شامل موارد زیر است :
- جامعیت : این مـدل با در نظــر گرفتن عوامـل محیطــی و درونــی و مقایسـه آنهــا با کمک به خلــق استراتژیهای متناسب با آنهــا ، از جامعیتی برخوردار است کــه سایر ابزارهای مدیریت استراتژیک فاقد آن می باشند .
- انعطاف پذیری : این مدل در شرکتهای تولیدی ، شرکتهای خدماتی ، سازمانهای غیر انتفایی و دولتــی ، تحلیل مسائل کلان یک جامعه و کشور ، و تجزیه و تحلیل موضوعات مختلف کاربرد دارد .
- مدل SWOT به حل یک سوال بنیادی در انتخاب استراتژی کمک می کند . مقصود اصلی استراتژی طبق این مدل استفاده از یک موقعیت قوی یا غلبه بر یک موقعــیت ضعیـــف اســـت .
- مدل SWOT توانایی نمایش ارتباط فیمابین عوامل مختلف را داراست و با افزایش تعداد عوامل و پیچیده شدن ارتباطات می توان با استفاده از آن ، این ارتباطات را تجزیــه و تحلیــل نمــود .
- مدل SWOT از نظر مفهومی بسیار ساده است و استفاده از آن به سهولت و با سرعت امکان پذیر و بسیار سودمند است .
تكنيك تبديل تهديد به فرصت
تهديد ذاتاً امرمنفي نيست بلكه ميتواند بصورت كنترل صحيح موجبات خلق فرصت و منفعت و در صورت عدم كنترل صحيح موجبات ضــرر را فراهم كند. تمام پيشرفتهاي عالــم گير انسانهاي موفق بدليل وجـود تهديداتي بوده كه بر سر راه اهداف آنها وجود داشته است
چند نكته مهم
- در موضوع مواجهه با تهديدات براي قرار گرفتن در دايره ثبات ( و پرهيز از قرارگرفتن در دامنـه ضرر ) در حالتي كه از تبديل تهديد به فرصت نا اميد هستيد توجه به نكات ذيل حائز اهميت است.
- جهت دفــع تهديد بالفعل شده آنچه به شما بسيار كمك خواهد كرد روابط راغبانه افراد موثر در كسب و كار به شما است.
- جهت دفع تهديد بالفعل شده سعي كنيد مسير تهديد را عوض كنيد و از مقابله مستقيم با آن بپرهيزيد.
- اصــل «بين بد و بدتر ، بــد را انتخاب كن » را در نظر داشتــه باشد و از اينكــه جهت حيات خــود بايد امتيازاتي را فدا كنيد نهراسيد
نتیجه گیری در مورد مدل SWOT
با توجه به معرفی و بررسی مدل SWOT در برنامه ریزی استراتژیک که در این مقاله سعی شده تا حـدودی به آن اشاره شود ، می توان نتیجه گیری کرد کـه هر سازمان یا موسسه ای بایــد فرصت ها و تهدید های محیطی خود را شناخته و بخوبی تحصیل کند ، سپس نقاط قوت و توانمنــدی ها و نقاط ضعف خـود را شناخته، سعی کند از طریق نقاط قوت و توانمندی ها ، زمینه استفاده از فرصتها را فراهم کنـد و آمادگــی برخورد با تهدید های محیطی را بدست آورد . از سوی دیگــر نقاط ضعف خود را به حداقل برساند، همه این موارد از طریق اتخاذ استراتژی امکان پذیر است که با شرایط و مقتضیات سازمان و محیط آن سازگار باشد .
نکته مهــم دیگر اینکه برنامه ریزان و مدیران باید دارای دید استراتژیک باشند . دائماً شرایط و مقتضیات محیطی و تحولات آن را زیر نظر داشته و جهت موفقیت با دید تهاجمی برخورد نمایند و با تعیین اهداف غایی و با دید آینده نگر ، سیاست ها و ابزار مناسب با توانمندی های داخلی را در راستای هدف غایی تدوین نمایند و همه این اقدامات در سایـه یک برنامه ریزی استراتژیک امکان پذیر است، پس باید پذیرفت امروزه داشتن دید استراتژیک و تدوین برنامه ریزی استراتژیک برای هر سازمان، موسسـه و کشوری یک امر ضروری و حیاتی است.
