مزایای استقرار نظام مدیریت یکپارچه در سازمان ها

مزایای استقرار نظام مدیریت یکپارچه در سازمان ها چیست؟ پس از جنگ جهانی دوم سازمان جهانی استاندارد سازی International Organization for Standardizationبا هدف همانند سازی، یکپارچه سازی و یکسان سازی و به عبارت کلی تر استاندارد نمودن محصولات، سیستمها و فرآیند های تولیدی و خدماتی ایجاد شد.

از آن زمان تا کنون بیش از 19500 استاندارد بین المللی تدوین شده و در سراسر دنیا مورد استفاده قرار میگیرد. اما بی شک! مهمترین، اثربخشترین و فراگیرترین استانداردی که تا کنون توسط این سازمان تدوین شده است استاندارد سیستم مدیریت کیفیت می باشد.

• معرفي استاندارد سیستم مدیریت کیفیت

درشرايط رقابتي حاكم بر فضاي صنعتي و الزامات برآمده از اقتصاد جهاني موضوع”كيفيت” از جمله مهم ترين عوامل تعيين كننده در سرنوشت سازمانها مي باشند. دراين ميان سیستم مدیریت کیفیت به عنوان مقبولترین استانداردی است كه با بكارگيري ابزارهاي كيفي و نگرشي جامع به سازمان و فرآيندهاي كسب و كار هر دو بعد بهبود كيفيت و كاهش هزينه ها را هم زمان در بر دارد.

سیستم مدیریت کیفیت به عنوان يك روش سيستماتيك با تمركز بر فرايندهاي بحراني و قابل اندازه‌گيري و بهبود سريع و نتيجه گرا اين مسير پر فراز و نشيب را هموار مي‌سازد. ISO9001  تلفيقي است هوشمندانه از دانش و آگاهي سازمان  با تكنيكهاي آماري در جهت بهبود كارائي و اثر بخشي سازمان و همچنين برآورده سازي الزامات مشتري، هدف ISO9001 توانمندي اقتصادي سازمان و مشتري مي باشد.

اصول پذیرفته شده در مدیریت کیفیت شامل چیست؟

• رهبری
• مشتری مداری
• مشارکت کارکنان
• نگرش فرآیندی
• نگرش سیستمی به مدیریت
• بهبود مستمر
• تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت
• مشارکت با تامین کننده گان به نحوی که هر دو طرف سود ببرند.

ISO9001 محيطي را براي توسعه فرآيندها پديد مي‌آورد كه در آن رضايت كليه طرف هاي ذينفع جلب مي‌گردد. این استاندارد ابزاري براي سازمانها در جهت توسعه توانائي هاي آنها در فرايندهاي كسب و كاراست. اين توانائي در عملكرد و كاهش پراكندگي در فرآيندها، سازمان را به سمت كاهش ضايعات و افزايش سود، انگيزه نيروي انساني و كيفيت محصول هدايت مي‌كند.

پس از تدوین استاندارد سیستم مدیریت کیفیت  ISO9001که الزامات عمومی جهت مدیریت کیفیت را برای همه سازمانها، بدون توجه به اندازه، محصول و یا خدمات ارائه دهنده مطرح مینماید و خواسته هایی را برای همه انواع سازمانها، موسسات و بنگاههای اقتصادی الزام می نماید.

سازمان جهانی استاندارد سازی در راستای یکپارچگی و یکسان سازی فرایندها در سرتاسر جهان و به منظور استفاده از یک معیار واحد جهت بررسی کیفی آنها اقدام به تدوین الزامات تخصصی برای هر بخش از انواع کسب و کار ها نمود.

امروزه استانداردهای تخصصی بسیاری در کمیته های فنی سازمان استاندارد سازی تهیه و تصویب شده و در سرتاسر جهان مورد استفاده قرار می گیرد که از موارد آن می توان به :

• سیستم مدیریت کیفیت الزامات خاص در صنعت نفت، گاز و پتروشیمی  ISO29001
• سیستم مدیریت کیفیت در تجهیزات پزشکیISO13485
• سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی ISO22000
• سیستم مدیریت کیفیت آزمایشگاه ISO17025
• سیستم مدیریت آزمایشگاه تشخیص طبی ISO15189
• و ….

اما هدف از تدوین این استانداردها و تعیین الزامات خاص مربوط به هر بخش و صنعت، تعیین شاخصهای یکسان و معیارهای همانند به منظور ارزیابی کیفی همه سازمانها بر اساس قواعد و قوانین یکسان است. تا همه سازمانها از شرق تا غرب و از شمال تا جنوب این کره خاکی با استفاده و برآورده نمودن الزامات این استاندارد بین المللی با یک سنجه یکسان بررسی شوند و این موضوع  همانا از اهداف اولیه سازمان جهانی استاندارد سازی می باشد.

آنچه که امروزه بیش از پیش اهمیت یافته و در جوامع مختلف پر رنگ تر از قبل اعمال می گردد انجام فعالیت ها بر اساس اصول و قواعد تعیین شده و به عبارتی استاندارد شده است. از دهه 30 میلادی تا کنون که ارتش آمریکا با تدوین سری استانداردهای نظامی Military Standards پای استاندارد را به جوامع و صنایع مختلف باز کرد؛ همه روزه ضرورت استفاده از استانداردها بر همگان بیشتر نمایان می گردد.

به گونه ای که  کمتر کشوری یافت می شود که مثلاً در ارتباط با تولید محصولات خود از استانداردهایDIN-ASTM-BS, …. استفاده ننماید. حتی در کشور ما نیز سری استانداردهای ISIRI بر گرفته و نشات گرفته از همین استانداردهای مطرح جهانی است .

اما موضوع استاندارد و استاندارد سازی تنها به الزامات خاص یک محصول ختم نمی شود و با شکل گیری سازمان جهانی استاندارد سازی برای یکپارچه سازی و همانند سازی جهانی این مقوله وارد سیستم ها و فرآیندها شد, چرا که محصولات از دل فرآیندها و سیستم ها تولید شده و به همگان عرضه می شوند؛ لذا به همین منظور امروزه در سراسر جهان برای داشتن محصول استاندارد نیاز به سیستم و فرآیند استاندارد است و از پیش نیازهای در یافت نشان استاندارد محصول، موفقیت و برآورده نمودن الزامات یک سیستم استاندارد است.

هر چند که در کشور ما هنوز به این مقوله توجه چندانی نشده است و سازمانها و موسسات تولیدی بدون در نظر گرفتن پروسه تولید تنها با برآورده کردن الزامات خاص محصول، موفق به اخذ نشان استاندارد می گردند. با این همه در چند سال اخیر توجه بسیاری به مقوله استاندارد شده است به گونه ای که طبق گفته رئیس سارمان ملی استاندارد ایران تا کنون بیش از ده هزار استاندارد در این موسسه تدوین شده است و  هدف سازمان افزایش بیش از پیش این استانداردها هم از نظر کیفی و هم از نظر کمی می باشد.

اما چرا استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ؟

• حوزه مالی

الف – بدیهی است غایی ترین هدف هر سازمان دستیابی به سود اقتصادی، افزایش درآمدها و نیز بالا رفتن قدرت چانه زنی در امور اقتصادی است. همه سازمانها (بجز سازمانهای غیر انتفاعی) برای بقا نیازمند کسب درآمد و ایجاد ارزش افزوده هستند.

با توجه به ماهیت سیستم مدیریت کیفیت بدیهی است مدیریت تغییر در جامعه متحول امروزی و توانایی سازمان در برخورد و مواجهه و در نهایت پذیرش تغییرات عامل مهمی در رشد و پایداری هر سازمانی است.

ب- بدون شک دریافت گواهی اعتبار یک عامل تبلیغاتی مهم در جذب مشتری و کسب درآمد بیشتر می باشد، چرا که در الفبای فروش و بازاریابی، کسب اعتماد مشتری عامل بسیار مهمی برای برقراری ارتباط موثر بوده و مشاهده لوگوی مربوط به استقرار این مدل عاملی است که می تواند اعتماد مشتری را نسبت به سازمان جلب نماید.

ج- نظر به اینکه این سیستم ها در محیط های مجازی از یکدیگر پشتیبانی می نمایند در بسیاری موارد سازمانهایی که خود دارای گواهی اعتبار سیستم مدیریت کیفیت می باشند مجبور (و یا مشتاق) به استفاده از تامین کنندگان، تولید کنندگان و یا فروشندگانی هستند که موفق به اخذ این سیستم شده اند؛ می باشند(مطابق الزامات بند  4-7این استاندارد)

• حوزه فرآیندها

آنچه در بالا و در حوزه مالی بدان اشاره شد نقش این مدل در کسب منفعت سازمانی و به عبارتی سود بیشتر برای کارفرما بود اما چیزی که در این حوزه به آن تکیه می کنیم بحث فرآیندهای داخلی سازمان و نقش این مدل در بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

بی شک یکی از اساسی ترین و شاید اصلی ترین فرآیند هر سازمانی در حوزه پایش و اندازه گیری محصول خلاصه  می شود؛ کمتر سازمان موفقی وجود دارد که از وجود یک فرآیند مطمئن با پتانسیل های ارزشمند انسانی بهره نبرده باشد.

به همین منظور استقرار سیستم مدیریک کیفیت در تجهیزات پزشکی گام بلندی جهت دستیابی به اهداف کلان سازمان و بهره گیری از یک سازمان معتبر و قابل اعتماد است. کم نیستند سازمانهایی که به دلیل عدم دقت در تولید محصول وارائه خدمات به بی اعتباری محکوم و در نهایت مجبور به خروج از بازار شده اند.

• حوزه مشتری

همانطور که در حوزه مالی نیز بدان اشاره گردید از نظر مشتری سازمانی که تعهد به برآورده نمودن الزامات خاص این استاندارد نموده با سایر سازمانها متفاوت است. مشتری راغب به برقراری یک ارتباط طولانی مدت با تامین کننده   می باشد و استقرار این مدل مهری بر تایید این ارتباط طولانی مدت است چرا که اولین مزیت چنین مدلها و سیستم هایی ایجاد یک ثبات در فرایندهای اصلی سازمان و حرکت آنها به سمت بهبود در جهت برآروده نمودن الزامات مشتری می باشد.

ازطرف دیگر نگاه مشتری به تامین کنندگان و انتخاب تامین کننده نهایی بر اساس فاکتورهایی است که مشتری را به تامین کننده وصل می نماید. این فاکتورها در بازارهای رقابتی می تواند نشات گرفته از اتفاقات بسیار کوچک و جزئی و نیز پتانسیلهای محدود سازمان باشد که در نگاه کلی اصلا به چشم نمی آید اما در برخی موارد همین فاکتور عامل برتری سازمان در مقابله با رقبا خواهد شد.

استاندارد سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت

این سری از ارزیابیهای ایمنی و بهداشت حرفه ای الزاماتی را برای یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای (OH&S) معین می نماید تا یک سازمان بتواند با کنترل خطرات ( ریسک ها ) ایمنی و بهداشت، عملکرد خود را بهبود بخشد. مشخصات استاندارد 45000 در مورد هر سازمانی که مایل به اعمال موارد زیر باشد کاربرد دارد :

الف ) ایجاد یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای به منظور حذف یا کاهش خطرات ( ریسک ) برای کارکنان و سایر طرف های ذینفع که ممکن است در معرض خطرات ( ریسک ها ) ایمنی و بهداشتی ناشی از فعالیت های سازمان باشند ؛

ب) اجرا ، نگهداری و بهبود مستمر یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی .

ج ) حصول اطمینان از انطباق با خط مشی ایمنی و بهداشت حرفه ای که خود تعیین کرده است .

د ) اثبات این انطباق به دیگران .

ه ) درخواست گواهینامه / ثبت سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای خود توسط یک سازمان بیرونی .

و ) تعیین انطباق با این مشخصات و اظهار آن توسط خود سازمان .

چرا استاندارد 45000 و 14000 مهم است؟

از آنجایی که این دو استاندارد جزو استانداردهای بین المللی فراگیر بوده و قابلیت انطباق با سایر استانداردهای مدیریتی از جمله سیستم مدیریت کیفیت را دارند (تحت عنوان سیستم مدیریت یکپارچهIMS) و به گزارش سازمان جهانی استاندارد سازی همواره بیشترین دریافت گواهی استاندارد در سال های اخیر مربوط به این سه استاندارد بوده از همین رو اهمیت این استانداردها بیش از پیش نمایان می شود.

در سال 2013 از بین 1.564.448  گواهینامه صادره در حوزه استانداردهای مدیریتی در سرتاسر دنیا بالغ بر 1.431.000 آن مربوط به دو استاندارد 9001 و 14001 بوده است یعنی بیش از 90 درصد در بین گواهینامه های صادره استانداردهای مدیریتی پر طرفدار.

از فواید عدیده ای که می توان برای این دو استاندارد بر شمرد می توان به موارد مهم زیر اشاره کرد:

• پوشش مقوله ایمنی، بهداشت و محیط زیست در قالب یک مجموعه واحد از مستندات با اهداف و رویکردهای مشترک و همگرا
• ایجاد هم افزایی مثبت درسازمان در قبال ایجاد یک استراتژی هدفمند، نظام مند و اثر بخش
• توجه به اصل کاهش هزینه در کنار مصادیقی همچون مسئولیتهای اجتماعی سازمان، توجه و اهتمام به نیروی انسانی، حفظ محیط زیست و …
• ایجاد روحیه همکاری گروهی (TEAM WORKING)
• قابلیت ترکیب با سایر استانداردهای مدیریتی و بین المللی
• برآورده نمودن نیازمندیهای مربوط به یک قرارداد و یا سایر الزامات و خواسته های مشتریان
• ایجاد وجهه اجتماعی مثبت در جامعه و فراهم نمودن بستر مناسب تبلیغاتی و ………

همانطور که از بندهای فوق بر می آید این استانداردها علاوه بر مزیتهای مدیریتی، اخلاقی و انسانی و اجتماعی فاکتوری تاثیر گذار بر روی رشد واحد صنعتی و افزایش اعتبار نام تجاری آن می باشد. طبق آمار سازمان ملی استاندارد بیش از 80% واحد های صنعتی بزرگ حداقل یک مورد از این استانداردها را در سازمان خود پیاده نموده اند.

در جایی که تقریبا تمامی صنایع بزرگ همچون نفت، گاز و پتروشیمی، خودرو، سیمان، کاشی و سایر صنایع ازمرحله استقرار این سیستم ها برای ایجاد بستر سازمانی و مدیریتی مناسب فرا رفته و بدنبال اخذ گواهینامه ها و استانداردهای کامل تر و تخصصی تر هستند از گوشه و کنار به گوش می رسد که خیل عظیم شرکتهای کوچک حتی شرکتهای خدماتی نیز وارد این وادی شده اند به طوری که اخیراً مراکز غذایی، مدارس و حتی بیمارستان ها و مراکز درمانی نیز موفق به استقرار اینگونه سیستم ها شده اند.

اما جای تعجب نیست چرا که امروزه شرکتها و موسسات داخلی و خارجی دارا بودن این استانداردها را به عنوان فاکتوری برای ارزیابی تامین کنندگان خود قرار داده اند و حتی استانداردهای داخلی شرکتهای ایرانی همچون ساپکو و … نیز کاملا منطبق و بر گرفته از این استانداردهاست.

در سالهای اخیر سیاستهای حمایتی دولت در ایجاد ابزارهای مشوق مالی و تمهیدات اعتباری برای شرکتهای اخذ کننده این سیستمها بنگاههای اقتصادی را بیش از پیش به استقرار این سیستمها تهییج نموده و آنان را در جریان یک جهش بزرگ ملی قرار داده است.

قابل تذکر است ابزارها و استانداردهای مدیریتی با رویکرد نوین نیز کاملا بر اساس این مدلها شکل گرفته به گونه ای که کسب امتیاز بالا از مدل تعالی سازمانی برای سازمانهایی که HSEMS و یا IMS را اخذ نکرده اند کاملاً دشوار است. حتی پیاده سازی BSC و یا 6ð بدون فراهم بودن بستر مناسب فرهنگی و مدیرتی این سیستمها تقریباً غیر ممکن است.

نکته نهایی در مورد مزایای استقرار نظام مدیریت یکپارچه در سازمان ها

این چند برگ مجالی نمی دهد تا همه مزایای استقرار این سیستمها بر شمرده شود و در بالا تنها به مواردی از آنها اشاره شد؛ با این همه مطمئناً در دنیای تقریباً رقابتی امروز که هر آن به فشار بر تولید کننده و افزایش خواسته های مشتری و توقعات وی افزوده میشود و دائماً سازمانها در تعامل با محیط اطراف، قوانین مختلف و الزامات قانونی قرار دارند بهترین تصمیم حرکت به سمت جهانی شدن و یکپارچه شدن با استفاده از استانداردهای موجود می باشد.