مدیریت دانش در سازمان ها چیست و چرا اهمیت دارد؟

مدیریت دانش در سازمان ها چیست؟ بیایید در مورد اینکه مدیریت دانش چیست و چقدر برای یک سازمان اهمیت دارد و چگونه می توان آن را به طور مؤثرتر انجام داد، صحبت کنیم. مدیریت دانش (KM) به عنوان فرآیند کسب، ذخیره، به اشتراک گذاری و مدیریت موثر دانش شناخته می شود. مدیریت دانش به عنوان افزایش دانش نیروی کار نیز تعریف می شود.

هدف اصلی مدیریت دانش بهبود کارایی، بهره وری و حفظ اطلاعات حیاتی شرکت است. با استفاده از با ارزش ترین دارایی کارکنان یعنی دانش و تجربه آنها می توانید اثربخشی کلی همه کارکنان سازمان را به حداکثر برسانید و توانایی تصمیم گیری کارکنان را ارتقا دهید و آنها را در این زمینه توانمند کنید.

مدیریت دانش سازمانی و اهمیت آن چیست؟

مدیریت دانش که در دنیا با اصطلاح لاتین مدیریت دانش KM شناخته می شود، یک سیستم سیستماتیک اطلاعات و داده های ارتباطی است که دانش را مدیریت می کند. به عبارت دیگر مدیریت دانش سازمانی اطلاعات و داده ها را به صورت سازمانی ارائه می کند و با توجه به پیشرفت روزافزون علم و فناوری، روز به روز بر میزان و تعداد داده های موجود در هر سازمانی افزوده می شود.

بنابراین، طبیعی است که بشریت به ایده سازماندهی اطلاعات روی آورد. مدیریت دانش سازمانی نیز در همین راستا برای کنترل و مدیریت فرآیند افزایش اطلاعات با روش های نوآورانه گام بر می دارد. در واقع مدیریت دانش سازمانی به گونه‌ای انجام می‌شود که وقتی فردی به مجموعه‌ای از داده‌ها یا اطلاعاتی نیاز دارد، به آن دسترسی داشته باشد و در میان انبوهی از داده‌های نامرتبط قرار نگیرد. با توجه به مطالب ارائه شده موضوع مورد بحث در این مقاله مدیریت دانش سازمانی و اهمیت آن می باشد که در ادامه به شرح آن می پردازیم.

مدیریت دانش چیست؟

ابزارها، اطلاعات و دانشی که برای شرکت شما دارایی هستند و به اشتراک گذاری آنها منجر به بهبود عملکرد کارکنان شما می شود، دانش سازمانی نامیده می شود و به اشتراک گذاری این داده ها بین افراد سازمان مدیریت دانش می گویند. ابتدا باید دانش مورد نیاز خود را کسب کنید و تجربه لازم را کسب کنید، سپس آن را به اشتراک بگذارید و در نهایت با به کارگیری دانش کسب شده، فرآیند مدیریت دانش خود را تکمیل کنید.

ابتدا باید سعی کنید دانش جدید را به دست آورید یا دانش قدیمی خود را حفظ کنید و اقدامات لازم را انجام دهید، همچنین آن را ذخیره و یکپارچه کنید، سپس به اشتراک گذاری ادامه دهید و دانش خود را در دسترس دیگران قرار دهید. در نهایت، استفاده و به کارگیری دانش سازمانی می تواند عملکرد سازمان شما را بهبود بخشد و به شما در تصمیم گیری های مهم کمک کند.

مدیریت دانش تکنیکی است که به سازمان ها کمک می کند تا دارایی های ارزشمند خود را حفظ کنند. سازمان ها و شرکت ها بر اساس دانشی که برای تولید محصولات یا خدمات دارند، ایجاد می کنند. این دانش در کارکنان، در فرآیندها، در تکنیک های تولید است. سازمان برای بقا و شکوفایی باید از این دانش محافظت کرده و آن را با دانش روز دنیا به روز کند.

استفاده از تمامی دانش تخصصی سازمان راهی برای به حداکثر رساندن پتانسیل سازمان و افزایش کارایی است. با ساختار حاکمیتی مناسب، دانش پنهان و پراکنده را می توان یافت، ثبت و به اشتراک گذاشت. اولین تعریف کلاسیک مدیریت دانش توسط تام داونپورت در یک خط ارائه شد: «مدیریت دانش فرآیند کسب، انتشار و استفاده مؤثر از دانش است».

اهمیت مدیریت دانش در سازمانها

دانش و تجربه ای که دارید می تواند مبنای تمام تصمیمات شما در سازمان باشد، اگر دانش کافی در کسب و کار خود دارید می توانید از تجربیات و اطلاعاتی که در اختیار دارید برای ایجاد کارایی سازمان و کارکنان، ارتباط با مشتریان و … استفاده کنید. برای سازماندهی فرآیندها و عملکرد سازمان خود به مدیریت دانش در سازمان خود نیاز خواهید داشت.

مدیریت دانش می تواند مزایای زیادی برای سازمان شما داشته باشد، به عنوان مثال می توانید دانش و تجربیات خود را ذخیره و هدف قرار دهید و با به اشتراک گذاری دانش خود در داخل سازمان، علاوه بر بهبود رابطه کارمند و کارفرما، فرآیندهای سازمان خود را استاندارد کنید. برای مثال اگر چندین سال است که مشتریان خود را می شناسید، بهتر است مدیر فروش شما نیازهای مشتریان سازمان را بشناسد تا بتواند بهتر با آنها ارتباط برقرار کند و بر اساس نیاز آنها بهترین گزینه را به آنها ارائه دهد.

همچنین، با به اشتراک گذاشتن داده ها و تجربیات خود، به کارکنان خود می فهمانید که سازمان شما دارای استانداردهای مرتبط با ارتباط با مشتری، توسعه محصول و خدمات و غیره است و افراد باید بر اساس آن استانداردها عمل کنند تا به اعتماد سازمان شما خدشه وارد نشود.

• در زمان صرفه جویی کنید و روی چیزهای مهم تر تمرکز کنید

یکی دیگر از مزیت های مدیریت دانش در سازمان صرفه جویی در زمان است، فرض کنید قبلاً مسیر خاصی را پیموده اید و اطلاعات لازم را در مورد نتیجه این اجرا دارید، اگر تجربه خود را در اختیار سایر اعضای سازمان قرار دهید، دیگر نیازی به هزینه ندارید و کارمندان در مسیر اشتباهی نیستند و با شناختی که از شما می گیرند، می توانند وقت خود را صرف اهداف مهم تری کنند.

• نیازی به دانش خاصی در سازمان نیست

یکی از مهم ترین مزایا و اهمیت مدیریت دانش در سازمان ها می تواند عدم نیاز به حضور فرد خاص باشد! اگر کارمندی دارید که در زمینه خاصی تخصص دارد و اطلاعاتی دارد که افراد دیگر ندارند، از دست دادن نیروی مورد نظر یا مرخصی دادن فرد، می تواند سازمان شما را تهدید کند. بنابراین با به اشتراک گذاشتن تجربیات خود در سازمان، فرهنگ را در بین کارکنان خود پرورش دهید تا اطلاعات و دانش خود را به دیگران آموزش دهند تا در صورت از دست دادن فردی، سازمان شما با بحران اطلاعاتی مواجه نشود.

بنابراین می توان گفت که مدیریت دانش سازمانی می تواند منبعی متمرکز و مفید برای کارکنان شما باشد تا تمامی کارکنان قدیمی و جدید شما بتوانند از آن استفاده کرده و آن را به طور مستمر به روز کنند. حتی اگر کارمندی دیگر با شما همکاری نکند، دانش او را از دست نخواهید داد و افراد دیگر می توانند از این دانش استفاده کنند، بنابراین با مدیریت دانش دیگر خطر از دست دادن اطلاعات سازمانی را نخواهید داشت و می توانید بدون هیچ نگرانی روی سایر امور شرکت تمرکز کنید.

• کسب مزیت رقابتی در بازار با کمک مدیریت دانش در سازمان

علاوه بر به اشتراک گذاشتن تجربیات، می توانید اطلاعاتی را که از سایر رقبا، همکاران و حتی بازار رقابتی خود دریافت می کنید، ثبت کنید، پیشرفت سایر رقبا را ثبت کنید، آنها را تجزیه و تحلیل کنید و برای خود مزیت رقابتی ایجاد کنید. داشتن اطلاعات و دانش کافی در مورد سازمان های رقیب می تواند به شما کمک کند تا در مورد کیفیت محصول یا خدمات خود تصمیم بگیرید و همچنین مزیتی در محصولات و خدمات خود ایجاد کنید.

• صرفه جویی در زمان و هزینه برای استخدام و آموزش کارکنان

علاوه بر این، علاوه بر اینکه مدیریت دانش در یک سازمان می تواند بهره وری کارکنان را افزایش دهد، فرآیند استخدام را نیز ساده می کند. زیرا کارمندان جدید شما با سیاست های سازمان شما آشنا می شوند و دانش مورد نیاز برای شروع موثر در سازمان را به دست می آورند. بنابراین لازم است دانش سازمانی شما همیشه به روز باشد و تمامی کارمندان و روسای سازمان شما دانش خود را با دیگران به اشتراک گذاشته باشند تا ورود به سیستم شما آسانتر و کار شما بهینه تر شود.

• کاهش استرس سازمانی و بهبود عملکرد

از دیگر مزایای مدیریت دانش در سازمان می توان به افزایش امنیت روانی در سازمان اشاره کرد. با به اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات به راحتی می توانید به همه منابع دسترسی داشته باشید تا کارمندان شما نیز بدون نگرانی به پیشرفت کار فکر کنند و دیگر نگران نداشتن اطلاعات کافی نباشند.

انواع دانش  در سازمان

متفکران مدیریت دانش طی 3 دهه گذشته چندین دسته از دانش سازمانی را در کتاب ها و مقالات مدیریت دانش معرفی کرده اند. کشف انواع مختلف دانش به شما کمک می کند تا بهتر بفهمید مدیریت دانش چیست؟ دانش را می توان به دو نوع عمده پنهان و آشکار تقسیم کرد. درک نحوه دسترسی استراتژیک، مدیریت و انتشار هر نوع دانش در سازمان شما عامل کلیدی موفقیت کلی کسب و کار شما است.

 دانش بیان یا ظاهری

این دانش به دانش مستند نیز معروف است. دانش آشکار با دانش ضمنی متفاوت است، این نوع دانش حاوی اطلاعات مستندی است که به راحتی قابل دسترسی، انتقال و بیان سریع است. تمام اطلاعات مستند در یک سازمان، از جمله گزارش های تحقیقاتی، مقالات، برگه های اطلاعاتی، و حتی اوراق سفید، بخشی از دانش ضمنی هستند.

 دانش ضمنی یا پنهان

دانش ضمنی به چگونگی انجام کارهایی اشاره دارد که فرد عملاً می داند چگونه انجام دهد اما لزوماً توضیح نمی دهد. این دانش را می‌توان به‌عنوان مهارت‌ها، ایده‌ها و تجربیاتی تعریف کرد که افراد دارند اما یادداشت نمی‌شوند و ممکن است به راحتی بیان نشوند. دانش ضمنی نوعی از دانش است که افراد اغلب متوجه نمی شوند که تا چه حد آن دانش را دارند یا اینکه تا چه حد ممکن است برای دیگران ارزشمند باشد. انتقال دانش ضمنی اغلب مستلزم تماس شخصی نزدیک و گسترده و تعامل منظم است.

کارکنان دانش سازمانی و ضمنی را در طول زمان و از طریق همکاران مجرب، جلسات آموزشی یا مربیگری کسب خواهند کرد. راه حل های فناورانه به کارکنان اجازه می دهد تا دانش ضمنی را مستند کرده و دسترسی به این دانش را تسهیل کنند. فرآیندی که بخش مهمی از مدیریت موثر دانش ضمنی است. برخلاف دانش ضمنی، دانش آشکار به راحتی قابل بیان، مدون، ذخیره و دسترسی است. در یک سازمان، دسترسی به دانش صریح آسان است. دانش صریح از کتابچه های راهنمای شرکت گرفته تا اسکریپت های فروش و ویدیوهای نحوه کار در یک پلت فرم مدیریت یادگیری را شامل می شود.

مزایای مدیریت دانش چیست و این مزایا چگونه به سازمان کمک می کند؟

پیاده سازی مدیریت دانش برای هر سازمانی در کنار شواهد، فوایدی نیز داشت. به عبارت دیگر، استقرار سیستم مدیریت دانش همراه با پیاده سازی تکنیک های مدیریت دانش موثر و استقرار نرم افزار مدیریت دانش در سازمان می تواند منجر به ایجاد ارزش از دانش سازمانی شود. در ادامه این بخش به برخی از مزایای کلیدی پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان اشاره می شود:

• ورود سریعتر و کارآمدتر

یکی از مهمترین مزایای مدیریت دانش افزایش دسترسی به دانش سازمانی است. هنگامی که یک کارمند مسئولیت یک شغل جدید را بر عهده می گیرد، یافتن اطلاعات به سرعت بهره وری آنها را افزایش می دهد و کاهش زمان لازم برای شروع به صرفه جویی برای سازمان منجر می شود. این کار با استفاده از رویکردهای فناوری مدیریت دانش مانند پیاده سازی نرم افزار مدیریت دانش در سازمان انجام می شود.

• کاهش زمان برای بازآفرینی دانش موجود

یک چالش بسیار رایج در بسیاری از سازمان ها یافتن پاسخ برای سوالات تکراری است. در بسیاری از موارد کارکنان سازمان به راهکارهای اجرا شده برای حل مشکلات گذشته دسترسی ندارند. با مدیریت دانش مؤثر، همه افراد سازمان زمان کمتری را صرف پاسخگویی به سؤالات تکراری می کنند و بر روی کار معنادار و لذت بخش تر تمرکز می کنند.

• تسریع در نوآوری

ارتقای سطح نوآوری سازمانی یکی از اهداف اصلی مدیریت دانش است. به طور کلی، کارکنان با دسترسی به دانش تخصصی، وظایف خود را به طور موثرتر و کارآمدتر انجام می دهند. دسترسی آسان به اطلاعات به آنها این امکان را می دهد که از یافته های تیم های دیگر استفاده کنند تا اشتباهات خود را تکرار نکنند و آنچه هر یک از آنها یاد می گیرند سریعتر پخش شود.

• جلوگیری از خروج دانش تخصصی

بکارگیری تکنیک هایی مانند دانش به سازمان کمک می کند تا از خروج تخصص جلوگیری کند. بر اساس آمار منتشر شده، بسیاری از سازمان ها به دلیل عدم وجود فرآیند مدیریت دانش، به راحتی تخصص کارشناسان را از دست می دهند.

عناصر ذکر شده تنها بخشی از مزایای مدیریت دانش است. طبق یک مطالعه، مدیریت دانش موثر رضایت و بهره وری کارکنان را افزایش می دهد. آنها می توانند اطلاعات خود را با کمترین اختلال برای همکاران خود بیابند. علاوه بر این، دسترسی بیشتر به دانش به معنای تصمیم گیری موثرتر از بالا به پایین در سازمان است. برای دستیابی به این مزایا، باید یک فرآیند مدیریت دانش در سطح سازمان دنبال شود.

نکته نهایی در مورد مدیریت دانش در سازمان ها

موفقیت یک سازمان در عملکرد خود لزوماً به داشتن دانش بیشتر بستگی ندارد، بلکه سازمانی موفق خواهد بود که بتواند از دانشی که می‌داند استفاده کند و تکنیک‌هایی را که برای سازمان مهم‌تر است برای مدیریت دانش در سازمان بداند. شامل مزایایی مانند بهبود مزیت رقابتی نسبت به سایر سازمان‌ها، بهبود فرآیند تصمیم‌گیری و همچنین کاهش هزینه‌های مالی و بهبود اثربخشی ارزش واقعی سازمان و دشوارتر شدن استفاده بهینه از آن به نحوی است که عملکرد برتر را برای سازمان ایجاد کند.

اکنون مدیران سعی می کنند دانش انباشته شده در ذهن اعضای سازمان را استخراج کرده و از طریق مدیریت دانش در بین همه افراد به اشتراک بگذارند. در این صورت دانش ذخیره شده در سیستم به یک منبع قابل استفاده دائمی تبدیل شده و مزیت رقابتی پایداری را برای ارتقای اثربخشی استراتژی‌های سازمان و قابلیت‌های بالقوه سازمان و همچنین به عنوان منبعی بالقوه برای افزایش اثربخشی سازمانی در دولت فراهم می‌کند.

همچنین فرض بر این است که مدیریت دانش به طور مستقیم بر عملکرد کاری منابع انسانی و کارکنان مؤثر بوده و ظرفیت عملیاتی آنها را افزایش می دهد، اما در سازمان های دولتی نقش مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی کمتر مورد بررسی قرار گرفته است.

هلدینگ تبلیغاتی

دیجیتال مارکتینگ