پیاده سازی سیستم های مديريت عملكرد کارکنان یک رویکرد استراتژیک است که در سازمان ها برای بهبود عملکرد و ارتباطات کارکنان استفاده می شود. این سیستم شامل فرآیندها، ابزارها و روش هایی است که برای تعیین، اندازه گیری و مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان استفاده می شود. هدف اصلی سیستم مدیریت عملکرد افزایش بهره وری فردی و سازمانی، توسعه کارکنان و بهبود کیفیت کار است.
سیستم مدیریت عملکرد در سازمان ها بسیار مهم است. از طریق این سیستم، سازمان قادر است عملکرد کارکنان را به صورت سازماندهی شده ارزیابی کند، اهداف و انتظارات خود را به آنها منتقل کند و با ارائه بازخورد مناسب، از اشتباهات مدیریتی جلوگیری کند.
همچنین سیستم مدیریت عملکرد کارکنان می تواند نقش موثری در تعیین حقوق و مزایای کارکنان، ارتقاء شغلی و پیشرفت حرفه ای آنان ایفا کند. بنابراین، پیاده سازی یک سیستم مدیریت عملکرد موفق کارکنان در سازمان ها بسیار ضروری است.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد فرآیندی است که به مدیران و کارکنان کمک می کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف سازمانی دست یابند. این فرآیند شامل چهار مرحله اصلی است:
- تعیین هدف: در این مرحله، اهداف و انتظارات سازمان توسط کارکنان تعریف می شود. این اهداف باید واضح، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشند.
- برنامه ریزی: در این مرحله کارکنان برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی می کنند. این برنامه ها باید شامل اقدامات خاص، جدول زمانی و منابع مورد نیاز باشد.
- نظارت و ارزیابی: در این مرحله عملکرد کارکنان به طور مستمر پایش و ارزیابی می شود. این ارزیابی ها باید بر اساس اهداف و انتظارات تعیین شده در مرحله اول انجام شود.
- بازخورد و توسعه: در این مرحله، بازخورد عملکرد کارکنان ارائه می شود و برنامه هایی برای توسعه و بهبود عملکرد آنها تدوین می شود.
فرایند مدیریت عملکرد
کلیه فرآیندهای مدیریت عملکرد سازمانی باید سالانه مورد بازنگری قرار گرفته و در صورت لزوم تجدید نظر شود. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که عملکرد کارکنان و بازخورد ارائه شده با اهداف کلی سازمان همسو هستند. این روند باید یک خیابان دو طرفه باشد. این بدان معناست که سازمان نیز باید برای ارائه بازخورد خاص به کارکنان وقت بگذارد.
برای این منظور مدیران باید مهارت های لازم را برای ارائه و دریافت بازخورد کسب کرده باشند. این موضوع در سازمان های خلاق و نوآور از اهمیت ویژه ای برخوردار است. چنین سازمان هایی با کارکنان خلاق و مبتکر کار می کنند و نوآوری و ایده از اساسی ترین معیارهای مدیریت عملکرد کارکنان است.
در یک سازمان خلاق، حتی ادبیاتی که مدیران در تعامل با کارکنان خود به کار می برند، در فرآیند مدیریت عملکرد مؤثر بوده و منجر به رویکردهای مدیریتی جدید برای بهبود عملکرد گروه خواهد شد. در چنین سازمان هایی از عبارت مدیریت استعداد برای مدیریت عملکرد کارکنان خلاق استفاده می شود.
در این تعریف، مدیران وظیفه دارند استعدادهای کارکنان را شناسایی و مدیریت کنند و از آنها به بهترین نحو برای دستیابی به اهداف سازمان استفاده کنند. یکی از موانع این ارتباط دو طرفه، نگرانی کارکنان از واکنش مدیران است. بر اساس نتایج نظرسنجی ها، کارکنان نمی خواهند با ضعف های شخصی و پیشرفت شغلی خود مشکلی ایجاد کنند.
از سوی دیگر، کارکنان ممکن است از فرآیندهای بازخوردی که نیاز به تبادل اطلاعات در یک محیط خبره دارند، بیزار باشند. زیرا دانش خود را سرمایه سازمانی ابزاری برای ثبات کار خود می دانند و نمی خواهند آن را در قالب سیستم مدیریت دانش به اشتراک بگذارند. نظریه پردازان علم مدیریت معتقدند که راه حل این مشکل به کارگیری فرآیند ارزیابی عملکرد به صورت فردی است.
مزایای مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد مزایای متعددی برای سازمان ها و کارکنان دارد. این مزایا شامل موارد زیر است:
- بهبود عملکرد سازمانی
- افزایش بهره وری کارکنان
- توسعه و رشد کارکنان
- بهبود رضایت شغلی کارکنان
- کاهش هزینه های سازمانی
مدیریت عملکرد فرآیندی پویا و مستمر است که باید دائما مورد بازنگری و بهبود قرار گیرد. سازمان ها باید سیستم مدیریت عملکرد مناسب را متناسب با اهداف و شرایط خود طراحی و اجرا کنند. در اینجا چند نکته برای اجرای موثر مدیریت عملکرد آورده شده است:
- اهداف و انتظارات باید واضح و قابل درک باشند.
- کارکنان باید در تعیین اهداف و انتظارات مشارکت داشته باشند.
- ارزیابی شغل باید منصفانه باشد.
- بازخورد باید سازنده و مفید باشد.
- برنامه های توسعه باید متناسب با نیازهای کارکنان باشد.
- مدیریت عملکرد ابزار قدرتمندی است که می تواند به سازمان ها و کارکنان در دستیابی به اهدافشان کمک کند.
انواع سیستم های مدیریت عملکرد
سیستم های مدیریت عملکرد ابزارهایی هستند که برای ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان در سازمان ها استفاده می شوند. این سیستم ها به روش های مختلفی طراحی و اجرا می شوند. برخی از انواع رایج این سیستم ها عبارتند از:
- سیستم های مبتنی بر هدف
- سیستم های 360 درجه
- سیستم های مبتنی بر شایستگی
- سیستم های مبتنی بر رفتار
- یک سیستم مدیریت عملکرد سنتی
- سیستم مدیریت عملکرد یکپارچه
- مدیریت عملکرد بر اساس نتایج
انتخاب بهترین سیستم مدیریت عملکرد به عوامل مختلفی از جمله اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی و اهداف استراتژیک بستگی دارد.
پیاده سازی و روش ساده مدیریت عملکرد کارکنان
هیچ راه بهتر و مناسب تری برای توسعه سازمان، بهبود فرآیندها و افزایش بهره وری از اجرای مدیریت عملکرد کارکنان وجود ندارد. البته مشروط بر اینکه این سامانه به درستی و توسط متولیان مناسب با شرایط لازم انجام شود.
برای اجرای مدیریت عملکرد به روشی ساده، 4 اقدام اساسی لازم است:
- تعیین اهداف و برنامه ریزی برای کارکنان بر اساس استراتژی های سازمان
- هدایت، نظارت و آموزش کارکنان
- ارزیابی کارکنان و ارزیابی اقدامات سازمان بر اساس رفتار و عملکرد و تعیین ارزیابی کارکنان به شیوه ای منصفانه و متقاعد کردن کارکنان
- ارائه بازخورد، اقدامات اصلاحی و بهبود فرآیندها بر اساس نتایج ارزیابی
شرح سیستم مدیریت عملکرد کارکنان و اجزای آن
سیستم مدیریت عملکرد کارکنان مجموعه ای از فرآیندها، ابزارها و روش هایی است که برای اندازه گیری، ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان در یک سازمان استفاده می شود که به آن چرخه مدیریت عملکرد نیز می گویند. این سیستم شامل اجزای زیر است:
- تعیین اهداف و مقاصد
در سیستم مدیریت عملکرد، اهداف و مقاصد برای هر کارمند تعیین می شود. این اهداف باید با استراتژی ها و اهداف کلی سازمان مرتبط باشد و کارکنان با کمک آنها قادر به سنجش و ارزیابی عملکرد خود باشند. - برنامه ریزی و تنظیم استانداردهای عملکرد
در این مرحله استانداردهای عملکرد مورد انتظار برای هر فرد یا گروه کاری تعیین می شود. این استانداردها باید شامل حدود، معیارها و شاخص های کمی و کیفی مناسب باشد تا بتوان عملکرد را اندازه گیری و مقایسه کرد. - سنجش و ارزیابی عملکرد
در این مرحله عملکرد کارکنان بر اساس معیارها و استانداردهای تعیین شده سنجیده و ارزیابی می شود. این ارزیابی می تواند به صورت دوره ای، سالانه یا در زمان مشخص دیگری انجام شود.
چالش های پیاده سازی مدیریت عملکرد
1) ارتباط ضعیف با کارکنان
مدیران برای دستیابی به اهداف کاری در سازمان باید روابط سازنده و موثری با کارکنان و زیردستان خود داشته باشند. با کارمندان یا مدیران خود ارتباط برقرار کنید، شکاف ها را ببندید، جلسات هفتگی و گفتگوهای صمیمانه برگزار کنید و به خواسته های کارکنان گوش دهید. این می تواند این شکاف را پر کند و کارمندان راحت تر بتوانند نظرات خود را بیان کنند و به کارکنان خود انگیزه دهند. هنگامی که کارمندان کار خود را چالش برانگیز، جالب و ارزشمند می دانند، احتمال بیشتری دارد که در کار باقی بمانند و چالش های مدیریت کار کمتری داشته باشند.
2) عدم ارزیابی کارکنان در مدیریت عملکرد
نگاهی سیستماتیک به کارمندان و توجه به اینکه کارمندان نیاز به قدردانی دارند بسیار موثر خواهد بود، در حالی که حتی شما می توانید با گذاشتن یک یادداشت تشکر ساده، روحیه و انگیزه آنها را تقویت کنید و با کمترین اقدام بهترین سیستم مدیریت عملکرد را در سازمان خود پیاده کنید.
3) تناقض در ارزیابی عملکرد
برخلاف نظر اکثر مدیرانی که سالانه ارزیابی عملکرد را انجام می دهند، ارزیابی عملکرد باید در عملکرد کوتاه مدت، هفتگی یا ماهانه انجام شود و بهتر است به صورت غیررسمی و صمیمی انجام شود که باعث بهبود رابطه بین کارکنان و مدیر می شود و کارکنان پس از سنجش میزان اثربخشی کار خود به کمبودها و مشکلات موجود پی برده و در جهت بهبود آنها تلاش می کنند. مدیریت عملکرد یک سیستم مستمر است و باید به طور مستمر در سازمان انجام شود.
4) پرداختن به مسائل مدیریت عملکرد
وظیفه شما به عنوان یک مدیر در سازمان این است که به سرعت ریشه هر مشکل کوچک و بزرگی را در سازمان خود پیدا کنید و آن را رفع کنید و مشکلات عملکردی دغدغه همه مدیران به خصوص در فضای رقابتی امروزی است. مدیران باید با عدم برهم زدن روابط سازنده خود با کارکنان و با حمایت از اهداف سازمانی و کاهش مشکلات مدیریت عملکرد خود با این مشکلات مقابله کنند.
5) حفظ کارکنان مستعد
اگر کارمندان با استعدادی دارید، باید برای آنها ارزش قائل شوید و آنها را در سازمان خود نگه دارید، اگر ندارید، دیگران این کار را خواهند کرد. چالش شما به عنوان یک مدیر موثر این است که مطمئن شوید کارمندان شما مسیری روشن برای پیشرفت دارند و برای یادگیری مهارت های جدید از آنها حمایت می شود.
6) چالش های نرم افزاری
اگر نرم افزار فرآیند بررسی مطابق انتظار عمل نکند، می تواند بر کل برنامه تأثیر منفی بگذارد. به عنوان مثال، اگر کارمندان در ورود به یک پلتفرم مدیریت عملکرد مشکل داشته باشند، می تواند از همان ابتدا دیدگاه آنها را نسبت به این فرآیند مخدوش کند.
حتی اگر نرم افزار مدیریت عملکرد نیازهای سازمان شما را برآورده نکند، ممکن است خاطره بدی از پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد خود داشته باشید. به طور کلی می توان گفت که مدیریت عملکرد یک شمشیر دولبه است.
7) عدم مشارکت کارکنان در مدیریت عملکرد
گاهی اوقات کارمندان نسبت به کار خود و نتایج کار خود بی تفاوت هستند و برای آنها اهمیتی ندارد که مدیر چه چیزی را برای کارشان ارزیابی می کند، مدیر باید سعی کند ارزیابی نتایج کار افراد را برای کارکنان و فرآیند مدیریت عملکرد معنادار کند. باید بهبود یابد تا کارکنان دلپذیرتر و جذاب تر شوند.
8) تجزیه و تحلیل داده های ارزیابی عملکرد
برای ارزیابی موثر مدیریت عملکرد کارکنان و کسب اطلاعات بیشتر در مورد رفتار کارکنان، سازمان ها باید از تجزیه و تحلیل داده ها استفاده کنند. با این حال، بسیاری از کسب و کارها هنوز به کمک نیاز دارند تا بفهمند چگونه تجزیه و تحلیل داده ها را به طور موثر و کارآمد پیاده سازی کنند.
نکته نهایی در مورد پیاده سازی سیستم های مديريت عملكرد|نظام مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد یکی از مباحث ویژه مدیریت استراتژیک منابع انسانی است و ابزاری مناسب برای بهبود عملکرد کارکنان و سازمان به شمار می رود.
اگر مدیریت عملکرد با الزامات و پیش نیازهای خود در سازمان طراحی و اجرا شود، می تواند برخی از مشکلات و مسائل سازمان را شناسایی کرده و راه حل های عملی برای رفع آنها ارائه دهد مکانیسم های خاصی بین عملکرد فردی و سازمانی هم افزایی ایجاد می کند.
تعیین شایستگی های شغلی در کلیه ردیف های شغلی
