سند راهبردی و برنامه عملیاتی شرکت

سند راهبردی چیست؟ تدوین یک برنامه استراتژیک شامل چشم انداز، ماموریت، اهداف، استراتژی ها و برنامه های عملیاتی، فرآیندی عملی است که برای کمک به گروه های فعال در شرکت آبستا برای ارائه چشم انداز مناسب برای گروه خود و ترسیم راه های موثر برای ایجاد تغییر استفاده می شود.

تهیه این سند به شما و سازمانتان کمک می‌کند تا اهداف کوتاه‌مدت خود را تعیین کرده و به آنها دست یابید و در عین حال چشم‌انداز بلندمدتی را در ذهن داشته باشید. اعمال این فرآیند برنامه ریزی برای شرکت شما به ارائه یک بیانیه ماموریت دقیق، ایجاد اجماع و ایجاد یک پایه محکم برای رویاهای شرکت شما کمک می کند.

یک برنامه استراتژیک یا نقشه راه

برنامه استراتژیک یک فرآیند برنامه ریزی عملی است که می تواند در هر سازمان یا عملیاتی مورد استفاده قرار گیرد. این ابزار برنامه ریزی جامع نقشه راه سازمان شما است تا از ایده و رویا به عمل حرکت کند و به نتایج مثبت دست یابد.

چرا سازمان شما باید بر اساس این نقشه راه حرکت کند؟

•  فرآیند ایجاد این سند، پایه ای محکم برای رویاهای شما ایجاد می کند و با مشخص کردن کارهایی که باید انجام دهید تا چشم انداز خود را به واقعیت تبدیل کنید، ایده های خوب را قادر می سازد.
•  با ایجاد این فرآیند در یک تلاش گروهی، سازمان شما می تواند در مورد مشکل اساسی اجماع ایجاد کند و به سازمان شما اجازه دهد تا اقدامات لازم را انجام دهد.
•  این فرآیند به شما این فرصت را می دهد که چشم انداز و ماموریت گروهی را که کار شما در زندگی آنها تحت تاثیر قرار می دهد، توسعه دهید. این به این معنی است که کار شما به جای آنچه تصور می‌کنید به آن نیاز دارند، به احتمال زیاد نیازها و خواسته‌های واقعی را برآورده می‌کند.
•  این سند به شما این امکان را می دهد که بر روی اهداف کوتاه مدت سازمان خود تمرکز کنید و در عین حال چشم انداز و ماموریت بلند مدت را نیز در نظر بگیرید.

چه زمانی باید از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک استفاده کرد؟

به دلیل جهت و نظمی که این نوع برنامه ریزی ایجاد می کند، استفاده از آن همیشه توصیه می شود. اما در برخی شرایط استفاده از این فرآیند بسیار مفید است. این ساعات شامل موارد زیر است:

•  هنگام تلاش برای ایجاد یک سازمان جدید
•  هنگامی که سازمان شما یک برنامه جدید یا پروژه بزرگتر را شروع می کند یا در جهت جدیدی شروع به کار می کند
•  هنگامی که حزب شما وارد مرحله جدیدی از ماموریتی می شود که از قبل شروع شده است
•  هنگامی که سعی می کنید یک برنامه قدیمی را احیا کنید که تمرکز یا حرکت خود را از دست داده است.
•  زمانی که تصمیم دارید از یک ارائه دهنده مالی درخواست تامین مالی کنید.

چشم‌انداز (رويا)

چشم انداز شما بیانگر شرایطی است که سازمان شما به عنوان شرایط ایده آل می بیند. این به معنای وضعیتی است که اکثر مسائل مهم برای شما به طور کامل حل می شود. با تدوین یک چشم انداز، سازمان شما می تواند اصول و باورهای خود را برای گروه بزرگتری از شرکت کنندگان و داوطلبان بیان کند.

بیانیه های چشم انداز معمولاً چندین ویژگی مشترک دارند:

• اعضای سازمان شما آن را درک می کنند و همه با آن موافق هستند
  به اندازه کافی گسترده است که شامل انواع دیدگاه های محلی باشد
• الهام بخش و انگیزه می دهد
•  محتوا و پیام آن به دلیل سادگی و کوتاهی به راحتی قابل انتقال است

ماموریت (چی و چرا)

پیش نویس بیانیه ماموریت گام بعدی در فرآیند برنامه ریزی اقدام است. بیانیه مأموریت سازمان، آنچه را که گروه انجام خواهد داد و چرا آن را انجام خواهد داد، شرح می دهد. بیانیه‌های ماموریت شبیه بیانیه‌های چشم‌انداز هستند، اما نسبت به بیانیه‌های چشم‌انداز سازگارتر و قطعاً «عمل‌گرا»تر هستند.

بیانیه ماموریت می تواند مشکلی مانند مسکن نامناسب را برطرف کند یا برای دستیابی به هدفی مانند دسترسی همگانی به خدمات بهداشتی تعریف شود. این اظهارات خیلی وارد جزئیات نمی شوند و به طور کلی بیان می کنند که چگونه سازمان شما می تواند مشکلاتی را که ذکر کرده اند حل کند. برخی از اصول راهنمای کلی برای بیانیه های ماموریت عبارتند از:

•  آن را کوتاه و دقیق نگه دارید. ممکن است به کوتاهی چشم انداز نباشد، اما بیانیه مأموریت باید هدف را در یک جمله بیان کند.
•  روی نتایج متمرکز باشید. بیانیه ماموریت نتایج کلی سازمان شما را برای دستیابی به آن تشریح می کند.
•  جامع باشید. بیانیه ماموریت نکاتی را در مورد اهداف کلی گروه شما ارائه می دهد، اما مهم است که آن را کلی کنید. یک بیانیه مأموریت خوب، استراتژی های آن را محدود نمی کند، و بخش های مختلفی را که ممکن است در پروژه دخیل باشند را از محدوده خود خارج نمی کند.

اهداف خاص (چه مقدار از آنچه تا چه زمانی به دست خواهد آمد)

هنگامی که یک سازمان مأموریت خود را توسعه داد، گام بعدی این است که اهداف خاصی را تعریف کنید که بر دستیابی به آن مأموریت تمرکز دارند. اهداف خاص به نتایج مشخص و قابل اندازه گیری اطلاق می شود که برای دستیابی به یک هدف کلی تر در نظر گرفته می شوند. اهداف خاص یک سازمان معمولا تعیین می کند که چه مقدار و چه زمانی به دست می آید.

استراتژی ها

به طور کلی سازمان ها استراتژی ها یا استراتژی های مختلفی را برای خود تعریف می کنند. این استراتژی ها طیف وسیعی از افراد و منابع و حوزه های خاص را در بر می گیرد. پنج نوع استراتژی خاص می تواند به هدایت بیشتر این مداخلات کمک کند:

•  ارائه اطلاعات و تقویت مهارت ها (مانند ارائه آموزش مهارت های مدیریت اختلاف)
•  تقویت خدمات و حمایت ها (مانند اجرای برنامه های نظارتی برای جوانان در معرض خطر)
•  بهینه سازی دسترسی و شناسایی موانع و فرصت ها (مانند پرداخت کمک شهریه به دانشجویانی که توانایی مالی رفتن به کالج را ندارند)
•  تغییر نتیجه تلاش (مانند ایجاد انگیزه برای تشویق اعضای جامعه به داوطلب شدن)
•  تغییر خط‌مشی‌ها (مانند تغییر خط‌مشی‌های مربوط به مشاغل به طوری که والدین و داوطلبان بتوانند زمان بیشتری را با فرزندان کوچک‌تر بگذرانند)

برنامه اقدام (چه تغییراتی رخ خواهد داد، چه کسی تا چه زمانی چه کاری انجام خواهد داد)

برنامه اقدام سازمان به تفصیل و با دقت نحوه اجرای استراتژی ها را برای دستیابی به اهداف خاصی که قبلاً در فرآیند تهیه سند استراتژی شناسایی شده بود، شرح می دهد. این برنامه در مورد:

الف) تغییرات خاصی که باید در سازمان یا سیستم دنبال شود
ب) اقدامات عملی ملموس برای اعمال تغییرات در ابعاد و بخش های مختلف سازمان

فرآیند برنامه ریزی استراتژیک به گروه های فعال در سازمان کمک می کند تا رویاهای خود را تعریف کنند، اهداف خود را تعیین کنند، راه های دستیابی به آن اهداف را ترسیم کنند و در نهایت روش های عملی را برای ایجاد تغییرات لازم طراحی کنند.

گسترش صورت های مالی بدون توجه به محیط رقابتی

در واقع، گسترش صورت های مالی به آینده بدون در نظر گرفتن محیط رقابتی نوعی برنامه ریزی مالی یا بودجه بندی است، نه برنامه ریزی استراتژیک. در تجارت، اصطلاح “طرح مالی” اغلب برای توصیف نتایج مالی مورد انتظار یک سازمان برای دوره های آتی استفاده می شود.

اصطلاح بودجه برای برنامه های مالی سال آینده به کار می رود. «پیش‌بینی» معمولاً ترکیبی از عملکرد واقعی از ابتدای سال مالی تا به امروز به اضافه عملکرد مورد انتظار برای باقیمانده سال است، بنابراین معمولاً با برنامه یا بودجه و عملکرد گذشته مقایسه می‌شود. برنامه های مالی همراه با برنامه استراتژیک می تواند شامل 3 تا 5 سال اجرای برنامه ریزی شده باشد.

مک کینزی و شرکت مدل بلوغ قابلیت را در دهه 1970 برای توصیف پیچیدگی فرآیندهای برنامه ریزی مدیریت استراتژیک سطح بالا در چهار مرحله توسعه دادند:

1.  برنامه ریزی مالی، که عمدتاً در مورد بودجه سالانه و تمرکز عملکردی با ملاحظات زیست محیطی محدود است.
2.  برنامه ریزی آینده نگر که شامل برنامه های مالی چند ساله و تخصیص قوی تر سرمایه در تمام واحدهای تجاری است.
3.  برنامه ریزی برون گرا که در آن تجزیه و تحلیل دقیق موقعیت و ارزیابی رقابتی انجام می شود.
4.  مدیریت استراتژیک که در آن تفکر استراتژیک گسترده ظاهر می شود و از یک چارچوب استراتژیک خاص استفاده می شود.

دسته های 3 و 4 برنامه ریزی استراتژیک هستند، در حالی که دو دسته اول برنامه ریزی مالی غیر استراتژیک یا پایه هستند. هر مرحله بر اساس مراحل قبلی است. یعنی یک سازمان 4 مرحله ای در هر چهار مرحله فعالیت ها را تکمیل می کند.

نکته نهایی در مورد سند راهبردی

یک برنامه عملیاتی و همچنین یک برنامه استراتژیک می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که به سمت اهداف بلندمدت خود پیشرفت می کنید. با برنامه های عملیاتی به اهداف کوتاه مدت سازمان و شرکت خود برسید و از طریق برنامه استراتژیک برای خود یک برنامه بلند مدت ترسیم کنید.

موانع را شناسایی کنید و راه های غلبه بر آنها را بیاموزید. همه اینها زمانی حاصل می شود که با اصول تهیه برنامه آشنا باشیم. تنها افرادی که می توانند به شما مشاوره دقیق بدهند، کارشناسانی هستند که در این زمینه تخصص لازم را دارند.