تدوین فرآیند جذب و استخدام روندی حیاتی در مدیریت منابع انسانی است که شامل یافتن، جذب و استخدام نامزدهای مناسب برای یک موقعیت شغلی یا یک وظیفه خاص در یک سازمان است.
این فرآیند به سازمان ها کمک می کند تا نیروی انسانی ماهر در زمینه های مختلف به دست آورند و از آنها بهره مند شوند. مدیریت فرآیند گزینش و استخدام برای دستیابی به اهداف و مقاصد هر سازمانی یک ضرورت تلقی می شود. در این مقاله به اهمیت استخدام، نحوه کارکرد فرآیند استخدام و چند استراتژی موثر در این زمینه می پردازیم.
فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی
مدیریت یک مجتمع تجاری یا راه اندازی یک کسب و کار شخصی جنبه های زیادی دارد که یکی از مهمترین آنها انتخاب افراد مناسب برای انجام وظایف است. اگر در ابتدای راه هستید، باید بدانید که موفقیت یا شکست شما ارتباط مستقیمی با عملکرد افراد گروهتان خواهد داشت.
اگر مدیر گروه هستید، پیدا کردن کارکنان مناسب می تواند چالش و نگرانی اصلی شما باشد. فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی فرآیندی بسیار حساس و پیچیده است و بنابراین باید با اطلاعات کافی در این مسیر قدم بردارید.
اهمیت جذب و استخدام در سازمان
استخدام یکی از مهم ترین اقدامات و تصمیمات در حوزه مدیریت منابع انسانی است، به حدی که برخی از کارشناسان، کارگزینی را سنگ بنای موفقیت سازمان ها می دانند. به گفته آقای پیتر دراکر، هیچ سازمانی نمی تواند بیش از توانایی کارکنانش کار انجام دهد. استخدام افراد شایسته به اجرای موفقیت آمیز استراتژی های سازمان کمک می کند.
استخدام کارکنان خلاق، سازمان را خلاق می کند و استخدام کارکنان منظم سازمان را منظم می کند، سازمان ها و مدیران تمایل دارند افرادی را استخدام کنند که با فضا، فرهنگ و ارزش های سازمان سازگار باشد و به تقویت و تحکیم آن کمک کند. بسیاری از تلاشهای آموزشی و انگیزشی سازمانها صرفاً به این دلیل که اشتباهی در انتخاب و انتصاب افراد رخ داده و افرادی در پستهای سازمانی نامناسب برای آنها قرار گرفتهاند، به هدف خود نمیرسند و به اهداف خود نمیرسند.
به عبارت دیگر، هیچ برنامه آموزشی یا تشویقی نمی تواند اشتباهات انجام شده در هنگام استخدام را جبران کند. انتخاب صحیح کارکنان به معنای تناسب آنها با شغل، همکاران و سازمان است و تناسب یکی از عوامل حفظ رابطه و ثبات روابط کاری است. انتخاب افراد مناسب یکی از رازهای موفقیت موفق ترین شرکت های جهان است و بسیاری از رهبران و مدیران شایسته و موفق دنیا موفقیت خود را تا حد زیادی به جذب افراد شایسته نسبت می دهند.
مراحل فرآیند انتخاب و استخدام نیروی انسانی
اول از همه باید بدانیم فرآیند جذب و استخدام چیست و چه نامی دارد. فرآیند جذب و جذب به مراحلی گفته می شود که طی آن یک پست خالی در سازمان بررسی می شود و با توجه به شرایط آن موقعیت، داوطلبان ارزیابی می شوند و سپس مناسب ترین فرد برای کار در آن شغل انتخاب می شود.
اجرای فرآیند استخدام و استخدام معمولاً بر عهده افراد مختلفی مانند رهبری گروه، مدیر بخش منابع انسانی، مدیران استخدام یا ترکیبی از این 3 بخش خواهد بود. مدیران منابع انسانی معمولا این فرآیند را رهبری می کنند و با سایر بخش ها و تیم ها برای یافتن بهترین فرد ممکن کار می کنند.
همانطور که می دانید فرآیند جذب و استخدام شامل بخش های مختلفی است که بسته به موارد مختلفی مانند زمینه کاری، تخصص مورد نیاز، موقعیت شغلی و رتبه در سازمان و چندین عامل دیگر تعیین می شود. به همین دلیل نمی توان چند مرحله مشخص را به عنوان مراحل اصلی در فرآیند استخدام معرفی کرد، بلکه تنها می توان مراحل کلی این فرآیند را با هم در نظر گرفت و سپس هر سازمان و گروه با توجه به نیاز و حوزه کاری خود، این مراحل با کمی تغییر استفاده می شوند. مراحل کلی جذب و جذب نیروی انسانی شامل مراحل زیر می باشد:
1. تعیین نیازها اولین گام در فرآیند انتخاب و استخدام است
قبل از ایجاد یک جای خالی در سازمان و تبلیغ آن، فهرستی از الزامات بنویسید. شاید پس از جدایی یکی از نیروهای گروه و در نگاه اول بتوان تصور کرد که تعیین نیاز گروه و جایگزینی نیروی قبلی با فرد جدید کار چندان سختی نیست. اما اگر می خواهید موقعیت شغلی جدیدی در سازمان ایجاد کنید یا مسئولیت های یک موقعیت شغلی را تغییر دهید، ابتدا نیازهای گروه را بررسی و مشخص کنید و کار خود را با این بخش شروع کنید.
2. تهیه شرح وظایف
شرح شغل مهمترین و ضروری ترین بخش فرآیند انتخاب و استخدام است. پس از بررسی نیازهای گروه و سازمان خود، باید به دقت ارزیابی و سپس مسئولیت ها و وظایف موقعیت شغلی موجود را مشخص کنید.
داشتن شرح وظایف کامل به متقاضیان کمک می کند تا مسئولیت ها و انتظارات سازمان را بررسی کرده و در صورت تمایل درخواست همکاری خود را به آن سازمان ارائه دهند. به همین دلیل است که باید شرح شغل را دقیق، واضح و روشن بنویسید. شرح شغل خوب باعث می شود افراد درخواست های همکاری خود را ارائه دهند که به بهترین وجه نیازهای گروه را برآورده می کند و در نتیجه امکان جذب کارمندان برتر را افزایش می دهد.
3. از مراحل استخدام و فرآیند جذب یک طرح استخدام ایجاد کنید
در این مرحله باید بدانید که تنها در صورت داشتن برنامه ریزی دقیق می توانید قسمت های مهم فرآیند استخدام را به خوبی تکمیل کنید. برای این منظور برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و مهم ترین نکات را در آن مشخص کنید.
در این مرحله ابتدا بهترین کانال ارتباطی برای انتشار آگهی استخدام را مشخص کنید، سپس وظایف افراد مختلف را در فرآیند جذب مشخص کنید و افراد مسئول بررسی رزومه، بررسی آنها، تعیین وقت مصاحبه و در نهایت تصمیم گیری برای انتخاب بهترین داوطلب را مشخص کنید. اگر یک تیم کامل برای مدیریت فرآیند استخدام دارید، این کار را انجام دهید، در غیر این صورت همه این موارد را شناسایی کنید و برنامه دقیقی برای انجام آنها داشته باشید.
4. شروع جستجو مرحله دیگری در فرآیند گزینش و استخدام است
جستجوی پرسنل مناسب یکی از طولانی ترین مراحل در فرآیند گزینش و استخدام است. به همین دلیل پیشنهاد می کنیم برای جلوگیری از اتلاف وقت و منابع مالی از نرم افزارهای مختلف استخدام استفاده کنید. برخی از این نرمافزارها مانند نرمافزار استخدام و استخدام (ATS) به شما کمک میکنند فقط رزومههایی را که حاوی کلمات کلیدی خاصی هستند بررسی کنید و بنابراین فقط رزومههای موثری که تقریباً با نیازهای مجموعه مطابقت دارند بررسی میشوند. بدین ترتیب رزومه های انتخاب شده از قسمت ارزیابی نرم افزار عبور کرده و به مرحله بازبینی انسانی می رسند.
5. انتخاب بهترین نامزدها و ایجاد لیست اولیه
در بیشتر موارد، اگر موقعیت مناسبی را به نیروی کار پیشنهاد داده باشید، درخواست های زیادی دریافت خواهید کرد. بنابراین رزومه های مربوطه را که مرحله نرم افزار بررسی رزومه را گذرانده اند بررسی کنید و بهترین کاندیداها را شناسایی کنید.
به یاد داشته باشید که اکثر کارمندان خوب رزومه های بسیار قوی دارند و بنابراین به زودی جذب سازمان های دیگر می شوند. اگر نمی خواهید شانس خود را از دست بدهید، به محض دریافت رزومه و در اسرع وقت، آنها را ارزیابی کنید و مناسب ترین افراد را در لیست خاصی قرار دهید.
6. تماس تلفنی
پس از شناسایی بهترین نامزدها و تکمیل لیست اولیه، باید با افراد موجود در آن لیست تماس بگیرید. این تماس اولیه برای ارزیابی افراد بسیار ضروری است و بنابراین پیشنهاد می کنیم از آن غافل نشوید. در یک مصاحبه تلفنی اولیه باید از داوطلب بخواهید که خود را معرفی کند و توضیح دهد که چرا سازمان و این شغل را انتخاب کرده است. موارد دیگری که در این مصاحبه مورد نیاز است ممکن است شامل ارائه تجربیات شما، ارزیابی اطلاعات پیشینه فرد در مورد شغل مورد نظر و موارد دیگر از این قبیل باشد.
اگر اطلاعات اولیه در مورد داوطلب توجه شما را جلب کرد، او را به مصاحبه شخصی دعوت کنید و البته فراموش نکنید که سوالات مهم را قبل از تاریخ مصاحبه آماده کنید.
7. مصاحبه حضوری از دیگر مراحل گزینش و استخدام است
پس از مصاحبه تلفنی، تاریخ مصاحبه حضوری باید در اسرع وقت و ترجیحاً ظرف مدت 7 روز تعیین شود. بین مصاحبه تلفنی و مصاحبه حضوری نباید فاصله زیادی وجود داشته باشد، زیرا در این مدت ممکن است داوطلب علاقه خود را به کار در گروه شما یا کار در گروه دیگری از دست بدهد.
با این حال، اگر مجموعه بزرگ و تعداد زیادی داوطلب واجد شرایط دارید، این فرآیند ممکن است بیش از چند هفته طول بکشد، در این صورت باید ظرف 10 تا 15 روز به نامزد پیام دهید و به آنها اطلاع دهید که در حال بررسی موارد دیگر هستید. نامزدها و شما در اسرع وقت مصاحبه شخصی آنها را برنامه ریزی خواهید کرد.
8. پیشنهاد شغلی
یکی از مهم ترین موارد در فرآیند گزینش و استخدام، شنیدن پاسخ های منفی و پذیرش آنهاست. بنابراین فکر نکنید که نامزدها فقط به دلیل داشتن یک پیشنهاد شغلی به شما پاسخ مثبت می دهند. اگر کاندیداهای خوبی هستند که تصمیم به جذب آنها دارید، تمام جوانب و امکانات سازمان را در نظر بگیرید، یک پیشنهاد کاری عالی را در نظر بگیرید و سپس پیشنهاد و شرایط خود را به کاندیدای مورد نظر اعلام کنید.
حدود 90 درصد از نیروی کار گفته اند که گفتگو با مدیر مجموعه، احتمال موافقت آنها را برای پذیرش شغل مناسب افزایش می دهد. بنابراین، پیشنهادات خود را آماده کنید و با نامزدها صحبت کنید. این روند ممکن است کمی بیشتر طول بکشد، بنابراین برای مذاکره درباره حقوق و مزایای خود آماده باشید.
9. جذب نیروی کار جدید
فرآیند انتخاب و استخدام با توافق و امضای قرارداد ختم نمی شود، در واقع پس از ورود کارمند جدید به گروه، کار اصلی که پذیرش سازمانی یا انطباق کارمند در سازمان است آغاز می شود. یکی از مشکلات اکثر تازه واردها شروع کار در مجموعه است. بنابراین برای آخرین مرحله از فرآیند استخدام برنامه ریزی دقیقی داشته باشید.
اگر افراد تازه وارد در ابتدای ورود به مجتمع تجربه مثبتی داشته باشند، راحتتر با محیط ارتباط برقرار کرده و عملکرد بسیار بهتری خواهند داشت. در این مرحله، ممکن است به این فکر کنید که این قدرتهای جدید را در مجموعه بازدید کنید، یا افرادی را مأمور کنید تا در روز اول آنها را همراهی کرده و آنها را با بخشهای مختلف محیط آشنا کنید.
سه رکن اصلی فرآیند استخدام
فرآیند جذب دارای سه رکن اصلی است که مثلث جذب، ارتباط و تعامل این سه رکن را نشان می دهد.
- اول: صلاحیت ها
فهرستی از توانایی ها یا شایستگی ها که نشان می دهد سازمان به دنبال چه فرد یا افرادی با چه دانش، مهارت، کیفیت و توانایی است. منظور از تواناییها یا شایستگیها مجموعهای از صفات و ویژگیهای اساسی یک فرد است که او را قادر میسازد تا در یک شغل، نقش یا موقعیت خاص، پیش از آنکه نیاز به ترسیم مدلی از شایستگیهای شغلی داشته باشیم، عملکرد پیشرو و برجستهای داشته باشند. از طریق تجزیه و تحلیل شغل به عنوان ورودی برای تعیین شایستگی ها، می توان فهرستی از ابعاد رفتاری و شایستگی های مورد نیاز برای انجام کار را یافت. - دوم: ابزار و آزمایش
ابزارها و آزمون های مورد استفاده برای سنجش قابلیت استخدام. انتخاب ابزار ارزیابی باید بر اساس مدل شایستگی باشد تا بتواند شایستگی های مورد نظر را با دقت و صحت مورد نظر اندازه گیری کند. استفاده از مراکز سنجش رویکرد معتبری است که برای سنجش شایستگی های داوطلبان به ویژه در پست های مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرد. و مشاغل کلیدی - سوم: تیم های ارزیابی
تیم های ارزیابی که باید قابلیت ها و مهارت های متقاضیان کار را با استفاده از ابزارها و آزمون های موجود ارزیابی کنند. این سه عنصر با یکدیگر تعامل دارند و بر یکدیگر تأثیر می گذارند. به عنوان مثال، تنها زمانی که تعریف و مشخص شود که چه توانایی هایی لازم است، می توان ابزار و آزمون های مناسب را انتخاب کرد.
اصول جذب و استخدام
معمولاً فرآیند استخدام در بحرانی ترین زمان ممکن اتفاق می افتد. معمولا در این شرایط افراد تحت فشار روحی زیادی قرار می گیرند و تمام تلاش خود را می کنند تا فرد مناسبی را پیدا کنند. به یاد داشته باشید که اگرچه انتخاب و استخدام فرد نامناسب ممکن است فشارهای موجود را در کوتاه مدت از بین ببرد، اما معمولاً در درازمدت هزینه گزافی برای سازمان خواهد داشت.
یکی از اقدامات مهم برای جلوگیری از استخدام نیروهای نامناسب، رعایت اصول جذب و استخدام است. در زیر به 5 اصل مهم استخدام و استخدام می پردازیم:
1. استراتژی عالی داشته باشید: نداشتن برنامه و استراتژی مشخص به معنای هدر رفتن منابع مالی، انسانی و زمانی سازمان است. بنابراین ابتدا یک برنامه ریزی دقیق تعریف کنید و با کمک یک استراتژی مناسب فقط داوطلبانی را برای مراحل بعدی بپذیرید که حداقل نیازهای سازمان را داشته باشند.
2. برندسازی: داشتن برند کارفرمایی برای جمع آوری و سازماندهی یکی از اصول مهم جذب و جذب نیرو است. باید به مزیت های گروه خود و دلایل رضایت کارکنان فعلی توجه کنید و سپس آنها را به عنوان ویژگی های اصلی محیط کار اعلام کنید. این به سایر نامزدها کمک می کند تا به راحتی با سازمان شما ارتباط برقرار کنند و تمایل بیشتری برای همکاری با شما داشته باشند.
3. انتخاب داده محور: نامزدها را بر اساس شایستگی، ابزارهای ارزیابی، مصاحبه های تخصصی و دانش فردی انتخاب کنید. انتخاب نامزدها بر اساس ویژگی های هدف منجر به از بین رفتن تعصبات رایج در محیط کار می شود و فرآیند جذب و استخدام به صورت پایدار، با کیفیت و منطقی ادامه می یابد.
4. فراهم کردن شرایط بسیار خوب: اگرچه راه های مختلفی برای جذب بهترین و با استعدادترین افراد وجود دارد، اما ارائه شرایط بسیار خوب، مزایای عالی و البته حقوق بالا بهترین تاثیر را در جذب کارشناسان بازار خواهد داشت. بسیاری از مطالعات نشان می دهد که بیشتر افراد برای دریافت دستمزد بالاتر شغل خود را ترک می کنند. بنابراین رقبای خود را بررسی کنید و همیشه رقابتی ترین پاداش ها و حقوق را به کارمندان فعلی و جدید ارائه دهید. ارائه پاداش و مزایای عالی یک اصل مهم در فرآیند انتخاب و استخدام است و حتی در حفظ کارکنان فعلی نیز تاثیر زیادی خواهد داشت.
5. استفاده از فناوری و ایجاد یک فرآیند یکپارچه: وجود یک سیستم یکپارچه در بخش منابع انسانی به وضوح روند جذب و استخدام را تغییر می دهد و احتمال استخدام افراد بهتر افزایش می یابد. از سوی دیگر، با استفاده از ابزارهای مختلف استخدام، می توانید هزینه های جذب نیروی جدید را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. بنابراین توصیه می کنیم این موضوع را به عنوان یک اصل مهم در نظر بگیرید و از آن استفاده کنید.
بدون داشتن اصول مهم در فرآیند انتخاب و استخدام، ممکن است تحت تاثیر شرایط چالش برانگیز سازمان قرار بگیرید و یکی از اولین متقاضیان را بپذیرید. اگرچه ممکن است در ابتدا کار درستی به نظر برسد، اما ممکن است افراد بسیار بهتری نیز وجود داشته باشند، با کمی دقت بیشتر، میتوانید افراد مؤثرتری را استخدام کنید.
روش های مختلف انتخاب و جذب نیروی انسانی
ناگفته نماند که روش های استخدام نیز دستخوش تغییرات زیادی شده است و تنها در صورتی می توانید در فرآیند جذب و استخدام موفق شوید که تمامی روش های جدید استخدام را بدانید و از آنها استفاده کنید. در زیر به برخی از مهم ترین روش های جذب و استخدام نیروی انسانی می پردازیم و هر یک را به اختصار شرح می دهیم:
از کانال های ارتباطی مختلف استفاده کنید: برای جذب کارکنان با استعداد، تبلیغات خود را فقط در یک کانال ارتباطی منتشر نکنید. بلکه چندین کانال ارتباطی مختلف را در نظر بگیرید و در همه آنها اقدامات خود را به طور همزمان انجام دهید.
از شبکه رویداد استفاده کنید: در کنفرانس ها، گردهمایی ها و رویدادهای مختلف در حوزه کاری خود شرکت کنید و با دیگرانی که در حوزه تخصصی شما کار می کنند، شبکه کنید. برای ارزیابی مخاطبان خود و شناسایی بهترین افراد برنامه ریزی دقیقی داشته باشید. به این ترتیب می توانید نیروهای خوب را در نظر بگیرید و در اولین فرصت کار مناسبی را به آنها پیشنهاد دهید.
استخدام مجدد کارمندان سابق: اگرچه ممکن است فکر کنید که استخدام کارمندان سابق کار چندان عاقلانه ای نیست، اما به یاد داشته باشید که این افراد نیازی به آموزش اولیه ندارند، آنها کل مجموعه و اولویت های آن را می شناسند و مهمتر از همه به دلیل یک بار ترک مجتمع. ، تعهد بیشتر به سازمان خواهد داشت. نکته مهم دیگر این است که اطلاعات تماس این کارکنان در بخش منابع انسانی موجود است و نیازی به درج آگهی و یافتن متخصص نخواهید داشت.
تست های شخصیت: استخدام افراد اشتباه یکی از ترس ها و نگرانی های اصلی همه مدیران است. استفاده از انواع تست های شخصیت یکی از روش های جدید استخدام است و احتمال استخدام افراد نادرست را به حداقل می رساند. تستهای معتبر مختلفی وجود دارد که میتوانید با استفاده از آنها تمام ویژگیهای اساسی افراد مانند رفتار، شخصیت، استعداد و سایر موارد مهم را بررسی کنید و با توجه به آنها مناسبترین فرد را استخدام کنید.
تست نمونه کار: همه مدیران ترجیح می دهند افراد با تجربه را استخدام کنند، اما این مشکل در اکثر مواقع امکان پذیر نیست. آزمون نمونه کار یکی از روش های مهم جذب افراد جدید است و با توجه به زمینه کاری خود می توانید آزمون های چند ساعته، چند روزه یا هفتگی طراحی کنید و از داوطلبان بخواهید که پروژه را با توجه به مهارت ها و توانایی های درج شده در رزومه خود تکمیل کنند.
روش های جذب و استخدام نیروی انسانی به این موارد محدود نمی شود و مواردی مانند استعدادیابی، جذب مدیران سطح بالا از سازمان های دیگر، شما باید انواع روش های استخدام را بررسی کنید و یکی از مناسب ترین روش ها را برای فرآیند جذب و استخدام در سازمان خود انتخاب کنید.
فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی یکی از پیچیده ترین فرآیندهای سازمانی است که شکست آن می تواند منجر به نابودی کسب و کار شود. به یاد داشته باشید که مهمترین سرمایه هر سازمان، نیروی انسانی آن سازمان است و به همین دلیل باید با داشتن استراتژی و برنامه ریزی دقیق و پیگیری مراحل جذب و استخدام نیروی انسانی، کل فرآیند جذب و استخدام را مدیریت کنید. نیازهای شما در این صورت شما بهترین و متخصصین را جذب خواهید کرد و در نتیجه میزان موفقیت سازمان شما افزایش می یابد.
نکته نهایی در مورد تدوین فرآیند جذب و استخدام|آشنایی با استخدام در منابع انسانی
وقتی نوبت به یک فرآیند استخدام عالی می رسد، باید پشتکار داشته باشید و مایل باشید که خارج از چارچوب فکر کنید. با استفاده از توضیحات بالا، می توانید متخصصان بسیار ماهر و با انگیزه ای را بیابید که آماده پیوستن به تیم هستند.
البته همانطور که گفته شد، حتی در شرایطی که اقتصاد خوب است و بازار کار در اوج است، استخدام فرآیندی چالش برانگیز است، اما با یادگیری و تجربه خواهید دید که می توانید بر این چالش ها فائق آمده و روند را بهبود ببخشید.
بهتر است اهداف خود را تعیین کنید، تکنیک های مختلف را ترکیب کنید، نتایج را اندازه گیری کنید و سپس بهترین روش ها و استراتژی های استخدام را انتخاب کنید که به طور خاص برای کسب و کار شما کار می کند.
تدوين و استقرار نظام پيشنهادات
تدوین کلیه دستورالعمل ها و روش های اجرایی مربوط به حوزه منابع انسانی
